Zahraniční pracovní cesty

15.4.2024, Jaroslava Pfeilerová, Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 22 minut

Zahraniční pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

Právní úprava:

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
- § 151 až 190 – Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
- § 4 odst. 12 – Povinnost účetní jednotky vést účetnictví
- § 24 – Způsoby oceňování závazků
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
- § 6 odst. 7 písm. a) – Náhrady cestovních výdajů se nepovažují za příjmy ze závislé činnosti
- § 24 odst. 2 písm. zh) – Náhrady cestovních výdajů se považují za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně
Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zejména:
- § 60 – Metoda kurzových rozdílů
ČÚS pro podnikatele
- č. 006 – Kurzové rozdíly
- č. 017 – Zúčtovací vztahy
- č. 019 – Náklady a výnosy
Pokyn GFŘ D–59

Popis operace:

NahoruStravné při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance ve stravovacích zařízeních střední skupiny.

Zaměstnanci náleží stravné stanovené vyhláškou Ministerstva financí. Touto vyhláškou jsou na základě § 189 ZP (zmocňovací ustanovení) pravidelně zveřejňovány základní sazby základního zahraničního stravného. V podnikatelské sféře může zaměstnavatel sjednat nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného v nižší částce, než stanoví vyhláška MF. Tato snížená sazba však musí činit nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce.

Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Pro rok 2024 stanoví stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 341/2023 Sb.

Doba trvání pracovní cesty	Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat stravné:
– více než 18 hod. – více než 12–18 hod. – 1–12 hod.	– v plné výši denní sazby stanovené vyhláškou MF – ve výši dvou třetin sazby stanovené vyhláškou MF – ve výši jedné třetiny sazby stanovené vyhláškou MF

NahoruDoba počátku a konce zahraniční pracovní cesty

Doba, od kdy zaměstnancům vzniká nárok na cestovní náhrady v cizí měně, je mimo jiné závislá i na přepravním prostředku, kterým zaměstnanec cestu vykonal.

Při cestě automobilem, vlakem, autobusem apod. je doba přechodu státní hranice, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli.

V případě cestování letadlem stanoví zákoník práce okamžik počátku a konce doby rozhodné na náhradu cestovních výdajů v cizí měně jako dobu: ...odletu z České republiky a příletu do České republiky...".

NahoruSnížení zahraničního stravného

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty obdrží bezplatně některé z hlavních denních jídel (snídani-oběd-večeři), sníží (zkrátí) zaměstnanci stravné podle počtu poskytnutých jídel. Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře musí stravné snižovat za každé bezplatně poskytnuté jídlo zaměstnanci o celou částku stanovenou zákoníkem práce. Zaměstnavatel podnikatelské sféře může stravné snížit méně, ale částka vzniklá rozdílem mezi povinným krácením v nepodnikatelské sféře a nižším krácením, tvoří zdanitelný příjem zaměstnance, který podléhá také odvodům zákonného pojistného.

Právní úprava pro nepodnikatelskou sféru	Právní úprava pro podnikatelskou sféru
V případě zajištění některého z hlavních denních jídel (snídaně, obědu nebo večeře) je povinností zaměstnavatele v neziskové sféře za každé jídlo snížit zahraniční stravné o hodnotu: - 25 %, trvá-li pracovní cesta více než 18 hod., - 35 %, trvá-li pracovní cesta 12–18 hod., - 70 %, trvá-li pracovní cesta 1–12 hod.	Úprava pro podnikatelskou sféru bude obdobná s tím rozdílem, že zaměstnavatel může stravné krátit až o hodnotu: - 25 %, trvá-li pracovní cesta více než 18 hod., - 35 %, trvá-li pracovní cesta 12–18 hod., - 70 %, trvá-li pracovní cesta 1–12 hod.

NahoruPoskytnutí více hlavních denních jídel při kratších zahraničních pracovních cestách v jednom dni

V ustanovení § 178 ZP (tedy v části, která se vztahuje na nepodnikatelskou sféru) je stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

1–12 hod. byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
12–18 hod. byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

V ust. § 170 ZP (tj. v části zákoníku práce, která se vztahuje na podnikatelskou sféru) tato podmínka není stanovena. V případě poskytnutí vyšších náhrad než v nepodnikatelské sféře podléhá toto nadlimitní plnění dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

NahoruSouběh nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni

Zejména v první a poslední den zahraniční pracovní cesty stráví zaměstnanec část cesty na území ČR a část cesty v zahraničí. Z toho důvodu je potřebné posoudit, jakým způsobem budeme za tyto dny posuzovat nárok zaměstnance na stravné v české měně a současně v zahraniční měně. Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné již v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu. Pokud by však zaměstnanci vznikl nárok i na tuzemské stravné, bude mít nárok na zahraniční stravné až v případě, že doba pobytu zaměstnance na území cizího státu přesáhne 5 hodin.

NahoruPrůjezd více státy v jednom dni zahraniční pracovní cesty

Pokud zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, má nárok na zahraniční stravné toho státu, ve kterém v posuzovaném dni stráví nejvíce času.

NahoruMěna, ve které je zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné

Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF. V tomto případě však musí být dodržena následující pravidla:

při přepočtu měn bude použit kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy (§ 183 a § 184 ZP),
ze stravného stanoveného vyhláškou bude nejprve zjištěna korunová hodnota stravného, která bude následně přepočítána na dohodnutou měnu (částku a měnu uvedenou ve vyhlášce je při tomto přepočtu možné považovat za finanční koeficient, prostřednictvím kterého se vypočte výše náhrady).

NahoruVíce zahraničních pracovních cest uskutečněných v jednom dni (§ 170 odst. 4 ZP)

Pro účely poskytování stravného platí obecné pravidlo, že každá pracovní cesta bude posouzena samostatně. V případě více krátkých zahraničních pracovních cest vykonaných v jednom dni se však toto pravidlo neuplatní a pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné je nutné doby jednotlivých cest strávených v jednom dni mimo území ČR sečíst.

Zaměstnanec obchodní společnosti se sídlem v Českém Těšíně vykonal v jednom dni více krátkých zahraničních cest do Polského Těšína (doba pobytu na území cizího státu trvala při první pracovní cestě 2 hodiny, při druhé pracovní cestě 3 hodiny a při třetí pracovní cestě 4 hodiny). Pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné byla doba strávená na území Polska sečtena a zaměstnanci bylo poskytnuto stravné odpovídající 9 hodinám (tj. 1/3 z denní sazby stanovené prováděcím právním předpisem pro pracovní cesty na území Polska)

NahoruKapesné

Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil.

V případě zajištění některého z hlavních denních jídel bude základem pro výpočet kapesného stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.

NahoruNáhrada výdajů za pohonné hmoty

Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží. Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.

Č.	Účetní případ	MD	DAL
1.	Poskytnutí zálohy zaměstnanci	335 AÚ	211 AÚ
2.	Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem	512	333 AÚ
3.	Zúčtování zálohy	333 AÚ	335 AÚ
4. 4a. 4b.	Doplatek rozdílu z vyúčtování: – záloha vyšší – záloha nižší	211 AÚ 333 AÚ	335 AÚ 211 AÚ
5.	Kurzový rozdíl při vyúčtování zálohy: – ztráta – zisk	563 335 AÚ, 333 AÚ	335 AÚ, 333 AÚ 663
6.	Ke konci rozvahového dne – případ nevyúčtované zálohy – přepočet kurzem ČNB: – kurzová ztráta – kurzový zisk	563 335 AÚ	335 AÚ 663

Délka zahraniční pracovní cesty není zákoníkem práce nijak limitována. Po celou dobu trvání pracovní cesty, má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce (stravné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje, případně i dobrovolné plnění ve formě kapesného).

Analytické účty:

K účtům 211, 333 a 335 jsou předepsány AÚ podle jednotlivých měn. Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.

Účetní doklady:

Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.

V případě, kdy jsou zálohy poskytnuty v různých měnách lze na základě rozhodnutí účetní jednotky při vyúčtování zálohy postupovat dvěma způsoby:

Přepočítat poskytnuté zálohy při vyúčtování CN na jednu z poskytnutých měn a na tu také přepočítat nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. Při přepočtu je potřebné použít kurz stanovený § 183 ZP – kurz ČNB ke dni poskytnutí zálohy (případně kurz z dokladu o směně v zahraničí).
Zálohy ve více měnách lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Potom je potřebné jednotlivé přeplatky či doplatky vypořádat samostatně v jednotlivých měnách nebo přepočítat na měnu, ve které bude provedeno vyúčtování.

Nejčastější chyby:

Chybou zaměstnavatele je, pokud zaměstnanci neposkytuje cestovní náhrady nebo poskytuje náhrady v nižší částce, než stanoví zákoníkem práce. V těchto případech může inspektorát práce zaměstnanci udělit pokutu až 200 tis. Kč.

Daňové dopady:

Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné náklady.

Příklad 1 – snížení stravného při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:

první den trvala pracovní cesta 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 – 10,5),
druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 – 11,25),
třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).

Příklad 2 – souběh tuzemského i zahraničního stravného

Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání PC strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR.

Zadání č. I:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 7 hod. Stanovení nároku na stravné:

nárok na zahraniční stravné zaměstnanci nevznikne (netrvala déle než 5 hod.),
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.), minimálně 140 Kč.

Zadání č. II:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 7 hod. a na území ČR 8 hod. Stanovení nároku na stravné:

nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.), minimálně 140 Kč.

Zadání č. III:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 6 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 3 hod. Stanovení nároku na stravné:

nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
nárok na tuzemské stravné nevznikne (pracovní cesta netrvala 5 hod.).

Zadání č. IV:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 15,00 hod. a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 21,00 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 15 hod. a na území ČR 6 hod. Stanovení nároku na stravné:

nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 30 EUR (2/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.) minimálně 140 Kč.

Příklad 3 – tuzemské a zahraniční stravné

Zaměstnanec vyjel dne 22. 2. v 9,00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 23. 2. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15,00 hod. do 18,50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 23. 2. v místě bydliště v Praze v 19,00 hod.

Nárok zaměstnance na stravné:

První den pracovní cesta trvala na území ČR od 9,00 hod. do 24 hod. (tj. 15 hod.), zaměstnanec má nárok na tuzemské stravné ve druhém časovém pásmu, minimálně 212 Kč.
Druhý den trvala pracovní cesta na území ČR 20,5 hod., na území Slovenska 3,5 hod. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu (minimálně 333 Kč). Aby zaměstnanci vznikl současně nárok i na zahraniční stravné, musel by na území Slovenska pobývat více než 5 hod.
Třetí den trvala pracovní cesta na území ČR celkem 19 hodin. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu, minimálně 333 Kč.

Příklad 4 – průjezd více státy – zahraniční stravné

Zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty v jednom dni projížděl:

Slovenskem, kde strávil 14 hodin a Ukrajinou, kde strávil 10 hodin. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec strávil v posuzovaném dni více času na území Slovenska, má nárok na stravné stanovené vyhláškou MF č. 341/2023 Sb., pro Slovensko – tj. 35 EUR.
Slovenskem, kde strávil 3 hodiny, Rakouskem, kde strávil 4 hodiny a Itálií, kde strávil 3 hodiny. V kalendářním dni zaměstnanec pobýval v zahraničí celkem 10 hodin, nejdéle se zdržoval na území Rakouska a má tedy nárok na stravné ve výši 15 EUR (1/3 z denní sazby 45 EUR, kterou stanoví vyhláška MF č. 341/2023 Sb., pro Rakousko).

Příklad 5 – postup při výpočtu nadlimitního plnění

Zadání č. I:

Zaměstnavatel v neziskové sféře vyslal zaměstnance na zahraniční pracovní…

Zahraniční pracovní cesty