Vzorové vnitřní účetní předpisy

4.1.1

Vzorové vnitřní účetní předpisy

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Zákon o účetnictví¹ stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů (§ 8 ZoÚ).

K dosažení této povinnosti je třeba ve firmě dodržovat určitá pravidla. Tato pravidla jsou jednak pevně stanovena (např. zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy) a jednak si účetní jednotky sami mohou rozhodnout a stanovit v rámci vymezených norem své vnitřní předpisy.

V literatuře se tato pravidla vymezená v účetní jednotce nazývají vnitropodnikové směrnice nebo vnitřní směrnice, interní předpisy apod.

Uvedené vzory jsou určeny právnickým osobám účtujícím v souladu s vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a Českými účetními standardy pro podnikatele, ve znění pozdějších předpisů. Při jejich vypracování byly brány v potaz také interpretace Národní účetní rady. V rámci novelizace zákona o účetnictví s účinností od 1. 1. 2024 došlo k zavedení měny účetnictví (funkční měny v pojetí IFRS). Předložené vnitřní směrnice vychází z toho, že měnou účetnictví jsou české koruny.

Smyslem vnitřních předpisů je aplikovat zákonné normy podle konkrétních podmínek; z variantního řešení, které platné předpisy umožňují, vybrat to nejvhodnější, dále rozdělit pravomoc a odpovědnost za jednotlivé oblasti účetnictví z důvodů zkvalitnění řízení a umožnit tak následnou vnitřní i vnější kontrolu. Průkazně vedené účetnictví je samozřejmě předpokladem úspěšného zvládnutí povinného auditu, či daňové kontroly.

Při tvorbě předpisů je nesmírně důležité si uvědomit, že se sice týkají účetnictví, ale mnoho podkladů vzniká v jiných útvarech, než jsou účtárny. Podle mých zkušeností jsou časté problémy v komunikaci mezi místy oprávněnými k uzavírání smluv a účtárnami, takže mnoho smluv se do účtáren dostane pozdě nebo vůbec ne a vznikají nepříjemné problémy při auditu nebo daňové kontrole. Další, podle mých zkušeností ne výjimečnou záležitostí, jsou smlouvy, které jsou sice právně bezchybné, ale z hlediska účetního a daňového mají na firmu nepříjemné dopady, které by bylo možno při dobré vzájemné komunikaci jinou, věcným obsahem a právně rovnocennou, formulací vyloučit.

Některé dále uvedené směrnice nejsou výslovně žádným předpisem předepsány – například oběh účetních dokladů. Avšak vymezením oprávněnosti a odpovědnosti příslušných zaměstnanců, vypracování návaznosti pracovních postupů, včetně lhůt předání dokladů mezi jednotlivými pracovišti, je vytvořen základní předpoklad k vybudování funkčního systému ve firmě.

Při vzniku účetní jednotky (bez konkrétního rozhodnutí v určité oblasti, např. v oblasti účtování zásob není možné začít účtovat, dále je třeba vymezit pravomoci a odpovědnost, včetně termínů plnění za jednotlivé činnosti apod.), aktualizaci je třeba provádět každoročně, vždy k začátku nového účetního období, aktualizace v průběhu účetního období je třeba provádět tehdy, pokud se změní vnější podmínky (např. změny zákonů) nebo vnitřní podmínky (např. potřeba tvorby rezerv apod.).

Pravidlo zakotvené v § 4 odst. 15 ZoÚ, stanoví, že účetní jednotky jsou povinny v příslušném účetním období použít účetní metody podle § 4 odst. 8 ZoÚ, ve znění platném na počátku období.

Z výše uvedeného pravidla vyplývá, že pokud účetní jednotka přejde z účetního období kalendářního roku na hospodářský rok, potom pokračuje v průběhu celého jednoho účetního období podle účetních metod platných k prvnímu dni tohoto účetního období.

Nemá-li účetní jednotka vytvořeny vnitřní účetní předpisy, není účetnictví správné a účetní jednotka se dopouští přestupku a může jí být uložena pokuta do výše 3 % hodnoty celkových aktiv (§ 37a ZoÚ). K ukládání pokut je oprávněn finanční úřad při daňové kontrole,…