Vnitřní předpis zaměstnavatele stanovící postupy v souvislosti se zavedením kamerových systémů

3.19

Vnitřní předpis zaměstnavatele stanovící postupy v souvislosti se zavedením kamerových systémů

JUDr. Anna Janáková

Zaměstnavatel ............................................................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

zastoupený ............................................

Ke splnění povinností při zpracování osobních údajů získaných při zavedení kamerového systému se záznamovým zařízením ve firmě, vyplývajících zejména z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů GDPR a zákona č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, a ust. § 316 odst. 2 a odst. 3 zákoníku práce

vydávám tento

1. Účel monitorovacího systému kamerami

V zájmu ............................. (uvede se důvod nebo důvody, pro které budou ve firmě instalovány kamery, jako například ochrana majetku, kontrola plnění pracovních úkolů, zvýšení zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci) budou ve firmě instalovány kamery ke sledování ..............(uvede se, co bude sledováno, např. provoz ve výrobních halách, v kancelářích ap).

2. Umístění kamer

Kamery se záznamových zařízením budou umístěny v těchto prostorách.........(uvedou se konkrétní místa a počet kamer).

3. Provoz kamer a zpracování informací

1. Kamery budou mít zapnuté snímání od ....do...... (lze stanovit různě pro jednotlivé kamery; některé mohou být zapnuté v pracovní době, jiné právě mimo pracovní dobu - například při ostraze majetku). Za provoz kamer odpovídá..................(identifikace odpovědných osob).

2. Informace (včetně osobních údajů) získané z kamerového systému budou uchovávány po dobu..........(stanoví se přesně doba) a poté budou nevratně vymazány/zlikvidovány. Za uchovávání informací po stanovenou dobu a následné jejich vymazání/likvidaci ve stanovené době odpovídá...................(identifikace odpovědných osob).

3. Informace získané z kamerového systému se záznamovým zařízením budou zpracovávány a vyhodnocovány...... (kým).................. (v jakých termínech)..................a zpráva o výsledcích bude předkládána............ (kým).....................(komu). Za vyhodnocení a zpracování informací a zprávy odpovídá.......................(identifikace odpovědných osob).

4. Informace z kamerových systémů musí být zabezpečeny a chráněny proti vynesení či kopírování a proti zneužití. Za ochranu a zabezpečení informací získaných kamerovým systémem odpovídá..................(identifikace odpovědných osob).

4. Zaměstnanci jako subjekty údajů

1. Informace o zavedení kamerového systému a o této směrnici obdrží každý zaměstnanec, jehož se to týká, a to před umístěním kamer. Zaměstnanci budou informováni bez odkladu i o změnách v použití kamerového systému a změnách ve zpracování informací jím získaných. Zajistí .................... (identifikace odpovědných osob).

2. Každý zaměstnanec jako subjekt údajů může žádat o vysvětlení a o informace ohledně zpracování osobních údajů a může si stěžovat. Za firmu vysvětlení poskytuje a stížnosti vyřizuje............................. (identifikace odpovědných osob).

5. Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů

1. Záznamy o činnostech zpracování pro kamerový systém zajišťuje.................. (identifikace odpovědné osoby).

2. Podklady pro případnou kontrolu prováděnou inspektory Úřadu pro ochranu osobních údajů eviduje a zajišťuje.......................................... (identifikace odpovědné osoby).

6. Závěrečná ustanovení

1. Předpis byl dne .......................projednán s odborovou organizací ................a zástupcem pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci ................(pokud u zaměstnavatele působí).

2. Písemné vyhotovení tohoto vnitřního předpisu obdrží každý vedoucí zaměstnanec firmy.

3. Kontrolou dodržování tohoto vnitřního předpisu pověřuji............... (identifikace odpovědné osoby).

4. Nabytím účinnosti tohoto vnitřního předpisu se ruší vnitřní předpis............... vydaný k této problematice dne....... a nahrazuje tímto vnitřním předpisem novým.

5. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem.................

6. Předpis nabývá účinnosti dnem .....................

V ............. dne...........

.........................................................

razítko zaměstnavatele a podpis jeho

oprávněného zástupce 

Komentář:

Důvody, které vedou firmu k úvaze o zavedení kamerového systému, jsou různé. Jako prvotní bývá především zájem na ochraně majetku podnikatele jak vůči externím zlodějům, tak ale i ohledně rozkrádání majetku vlastními zaměstnanci. Dalším zájmem je sledování plynulosti technologických a provozních postupů, zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví zaměstnanců na pracovišti, ochrana proti požárům a kontrola plnění pracovních úkolů zaměstnanci.

Umístnění kamer na pracovišti v sobě zahrnuje dva protichůdné zájmy, a to:

- záměr zaměstnavatele na kontrolu svých prostor, technologických procesů a pracovní činnosti zaměstnanců,

- zájem zaměstnance na ochraně jeho soukromí a osobnosti.

Ochrana soukromí a osobnosti

Listina základních práv a svobod, která je součástí Ústavy, stanoví v:

- v článku 7 nedotknutelnost osoby a jejího soukromí je zaručena. Omezena může být jen v případech stanovených zákonem.

- v článku 10 každý má právo na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a rodinného života.

Na kamerové sledování i pořizování záběrů osob se primárně vztahují ustanovení občanského zákoníku upravujícího podmínky ochrany soukromí, osobnosti a podoby člověka. Občanský zákoník stanoví, že nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod. 

Zásahy do těchto základních práv občana mohou být provedeny pouze na základě zákona a v jeho mezích. Podmínky takových zásahů jsou obsaženy v zákoně č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, Obecným nařízením o ochraně osobních údajů – GDPR), a zároveň též zákoníkem práce č. 262/2006 Sb.

Kdy půjde o kamerový systém podléhající režimu zákona č. 110/2019 Sb.

Právní režim provozování kamerového systému ve firmě je odvislý od té skutečnosti, zda:

a) je instalován kamerový systém k přímému přenosu a sledování monitorovaného prostoru bez záznamu (bez následného zpracování a vyhodnocování informací), nebo

b) jsou v záznamovém zařízení kamerového systému uchovávány informace a pořizované záznamy (vybrané informace) lze využit k identifikaci fyzických osob v souvislosti s určitým jednáním.

V prvním případě a) - pouhé monitorování sledovaných míst (včetně fyzických osob) prostřednictvím kamerového systému z hlediska zákona č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, není považováno za zpracování osobních údajů podle citovaného zákona, a nepodléhá proto režimu zákona č. 110/2019 Sb.

Zpracováním osobních údajů se podle Obecného nařízení GDPR rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

V druhém případě b) - když se údaje získané kamerovým monitorováním prostoru uchovávají v záznamovém zařízení (obrazové nebo zvukové nebo obojí), pak jsou tyto údaje osobními údaji za předpokladu, že na základě těchto záznamů je možné přímo či nepřímo identifikovat konkrétní fyzickou osobu.

Osobním údajem se přitom rozumí jakákoliv informace týkající se identifikovaného nebo identifikovatelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za identifikovaný nebo identifikovatelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě identifikátoru (například jména), identifikačního čísla, lokačního údaje, síťového identifikátoru nebo podle jednoho či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.; 

Podle Obecného nařízení GDPR je zpracování osobních údajů zákonné pouze, pokud je splněna nejméně jedna z následujících podmínek a pouze v odpovídajícím rozsahu:

1. subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
2. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
3. zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
4. zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
5. zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
6. zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (netýká se zpracování prováděného orgány veřejné moci při plnění jejich úkolů).

Základní pravidla pro zpracování…