Účtová skupina 51 - Služby

8.3.2.2

Účtová skupina 51 – Služby

Ing. Blanka Jindrová

 NahoruÚčtová skupina 51 – Služby

Na účtech této účtové skupiny budeme účtovat prvotní náklady za externí služby, tj. výkony od jiných účetních jednotek. Výjimku tvoří účet 513 – Náklady na reprezentaci, na kterém se účelově shromažďují náklady týkající se reprezentace a na kterém se účtuje i o vlastních výkonech, které se použijí pro účely reprezentace.

 Nahoru511 – Opravy a udržování

Pojem oprava a údržba je vymezen v § 47 odst. 2 PVZÚ.

Oprava

Opravou se odstraňují účinky částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu. Uvedením do provozuschopného stavu se rozumí provedení opravy s použitím jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tím nedojde k technickému zhodnocení.

Udržování

Udržováním je soustavná činnost, kterou se zpomaluje fyzické opotřebení, předchází se poruchám a odstraňují se drobnější závady.

Při opravě nemůže být majetek opotřeben nebo poškozen plně tak, že by mohl být vyřazen, ale musí jít jen o částečné opotřebení nebo poškození (není však dána míra tohoto poškození). Opravu lze provádět i výměnným způsobem tak, že určitý dílčí agregát v rámci celého hmotného majetku bude vyměněn za jiný, stejně výkonný. Za opravu však nelze považovat případ, pokud by celý samostatně evidovaný hmotný majetek byl vyměněn za jiný, byť by byl stejný. Výjimku tvoří výměna jedné věci za jinou (stejně výkonnou), pokud se tato výměna děje v rámci souboru hmotných movitých věcí se samostatným technickoekonomickým určením, který je evidován na jedné kartě.

Za opravu lze dále považovat i případy, kdy dochází pouze k záměně použitého materiálu (viz pokyn GFŘ D–59 k § 33 ZDP) nebo kdy je změna parametrů vyvolána pouze změnou příslušných norem, technickým pokrokem nebo objektivní nemožností nahradit poškozenou součást majetku naprosto stejnou součástí.

Za opravu nelze považovat takové výdaje, kterými dochází k technickému zhodnocení majetku. Z pohledu odlišení technického zhodnocení od oprav je rozhodující posoudit otázku změny zásadních technických parametrů, resp. parametrů, které jsou pro daný předmět zásadní, které ho charakterizují a ovlivňují jeho životnost (takové změny potom představují technické zhodnocení a nelze je zaúčtovat jednorázově do nákladů jako opravy). Důkazní břemeno je vždy na poplatníkovi.

Poplatník musí při kontrole prokázat, zda šlo o opravu nebo technické zhodnocení, jak to pro něho vyplývá ze zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu. K tomu by měl mít shromážděny důkazní prostředky. Při kontrole bude především ověřován stav majetku před provedením "změny" (stav původní) a po ní (stav nový). Pokud nebude mít poplatník dostatek důkazů, bude si muset opatřit např. posudek znalce.

Účetní jednotky si mohou na větší opravy vytvářet rezervy, které jsou při dodržení zákonem stanovených podmínek daňově uznatelným nákladem (zákon č. 563/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů).

Technické zhodnocení

Technickým zhodnocením se v účetnictví (od 1. 1. 2014 podle § 47 odst. 3 PVZÚ) rozumí zásahy do majetku uvedeného do užívání, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů, nebo rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku, včetně nástaveb, přístaveb a stavebních úprav, pokud vynaložené náklady dosáhnou ocenění určeného účetní jednotkou pro vykazování jednotlivého dlouhodobého majetku v položkách (DNM, samostatné hmotné movité věci a soubory hmotných movitých věcí) u staveb dosáhnou vynaložené náklady významné hodnoty ve vztahu k pořizovací ceně nebo reprodukční pořizovací ceně jednotlivé stavby. Náklady vynaloženými na technické zhodnocení se rozumí souhrn nákladů na dokončené zásahy do jednotlivého dlouhodobého majetku za účetní období.

Technickým zhodnocením majetku se pro účely daně z příjmů podle § 33 ZDP (s výjimkou majetku nehmotného) rozumí vždy výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu za zdaňovací období částku 40.000 Kč.

a) Běžné opravy a údržba majetku

Na tomto účtu se účtují běžné drobné opravy a pravidelná údržba majetku ve vlastnictví účetní jednotky nebo i majetku najatého, pokud se účetní jednotka k drobným opravám smluvně zavázala. U najatého majetku – především při operativním pronájmu – bývá podle smlouvy zavázán k opravám vlastník (pronajímatel). V tomto případě je nájemce povinen oznámit pronajímateli bez zbytečného odkladu potřebu opravy. Jestliže nájemce vynaložil na věc náklady při opravě, ke které je povinen pronajímatel, má nárok na úhradu těchto nákladů, pokud oprava byla provedena se souhlasem pronajímatele, který ji bez zbytečného odkladu nezajistil.

Při nákupu staršího dlouhodobého majetku je rozhodující, zda byl předmět funkční před uvedením do užívání podle protokolu o převzetí. V případě, že majetek musel být opraven před uvedením do užívání, jde o náklady, které jsou součástí vstupní ceny, ze které bude předmět odpisován. V opačném případě, pokud byl předmět zařazen jako funkční a teprve poté opraven, jde o provozní náklad – opravu.

Oprava DHM před uvedením do užívání

Oprava DHM po uvedení do užívání

b) Opravy poškozeného majetku

U dlouhodobého majetku, který by byl neopravitelně poškozen nebo zničen, dochází k vyřazení a zůstatková cena se převede na účet 549 – Manka a škody se souvztažným zápisem na příslušný účet oprávek 08x.

V případě, že jde o jakkoliv poškozený a zničený dlouhodobý majetek, který se nevyřazuje, ale lze ho opravit, je oprava daňově uznatelným nákladem a účtuje se na účet 511. Na opravy poškozeného majetku nelze vytvářet zákonnou rezervu.

Neopravitelné poškození

Opravitelné poškození

c) Opravy ve vlastní režii

Účetním dokladem při těchto opravách není dodavatelská faktura, ale vnitropodnikový doklad o převodu mezi středisky účetní jednotky (pokud je účetnictví vedeno střediskovým způsobem). V jednom středisku (HS Opravy) vznikají náklady na provedenou opravu, které jsou přeúčtovány do druhého střediska, pro které byla oprava provedena. Důležitá je zde vnitropodniková cena, za kterou budou služby přefakturovány.

 NahoruÚčet 512 – Cestovné

1/ Obecně

Má-li zaměstnanec v souvislosti s výkonem práce výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit. Nejvýznamnější skupinou výdajů, které zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce vznikají, patří cestovní výdaje, za které jim zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady. Nároky zaměstnanců, podmínky a rozsah těchto náhrad, jsou upraveny v §§ 151 až 189 ZP (zákoníku práce), z toho pro podnikatelské subjekty především §§ 156 až § 172 ZP.

Mezi náklady vynaložené na pracovní cesty patří náklady na: ubytování, dopravu hromadnými dopravními prostředky, stravné, náhrady za spotřebované pohonné hmoty, náhrady jízdních výdajů, jakož i základní náhrady při použití silničního motorového vozidla nezahrnutého do obchodního majetku poplatníka a další nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou v prokázané výši.

Pro poskytování cestovních náhrad musí mít účetní jednotka vnitřní směrnici podle aktuálních právních předpisů, z nichž některé sazby v nich uvedené se aktualizují každý rok. Např. je nutné určit výši poskytovaného stravného, co patří do částky kapesného, co jsou prokázané nutné výdaje spojené s pracovní cestou, jakou formou a do jakého termínu podat vyúčtování pracovní cesty apod.

Cestovními výdaji, za které zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vznikají zaměstnancům při:

a) pracovní cestě,

b) cestě mimo pravidelné pracoviště,

c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

d) přeložení (§ 43 ZP),

e) dočasném přidělení (§ 43a ZP),

f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

g) výkonu práce v zahraničí.

Hovoříme-li v souvislosti s cestovními náhradami o pracovní cestě, je touto cestou myšleno časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce (§ 42 ZP).

Místo (popř. místa) výkonu práce představuje jednu ze základních náležitostí pracovní smlouvy (§ 34 ZP). Kromě místa výkonu práce může být v pracovní smlouvě sjednáno i pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad. Toto pravidelné pracoviště (pro účely cestovních náhrad) přitom nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec – konkrétní přesná adresa nebo jen názvem obce (v takovém případě však nebudou cesty po této obci považovány za pracovní).

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad určuje zaměstnavatel vždy předem – doba a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy, ubytování a kapesné.

Cestovní náhrady lze poskytnut i zaměstnancům konajícím práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohod o provedení práce či o pracovní činnosti). Právo zaměstnance na cestovní náhrady musí být sjednáno předem. V případě zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce lze cestovní náhrady poskytnout i tehdy, není-li místo pravidelného pracoviště sjednáno; uvedené však platí pouze za předpokladu, že poskytnutí cestovní náhrady bylo sjednáno a pracovní úkol je vykonán v místě mimo obec bydliště zaměstnance (§ 155 ZP).

Stejné cestovní náhrady se poskytují i při zahraničních pracovních cestách; náhrada stravovacích výdajů se v tomto případě poskytuje v cizí měně ("zahraniční stravné"). Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel poskytnout i další cestovní náhrady – kapesné.

Možnost zahrnutí cestovních náhrad do základu daně je z nákladového hlediska upravena v § 24 odst. 2 písm. k) a zh) ZDP.

Podle tohoto ustanovení se posuzují daňové uznatelné cestovní náhrady zaměstnanců. V jeho smyslu jsou za náklady daňově účinné považovány cestovní náhrady do výše stanovené ZP a dalšími právními předpisy.

Zaměstnanci se z hlediska cestovních náhrad dělí do 2 skupin. Do 1. skupiny patří zaměstnanci "veřejného sektoru", tj. zaměstnanci odměňovaní platem (výše cestovních náhrad je u nich striktně limitována) a do skupiny 2. patří zaměstnanci, jejichž zaměstnavatelem je jakýkoli jiný subjekt, tj. zejména subjekty podnikatelského sektoru obchodní společnosti a družstva, OSVČ apod. (těm lze přiznat v určitých případech náhrady i vyšší, než jsou v ZP a v navazujících vyhláškách). I tyto vyšší cestovní náhrady (jejichž přiznání předpokládá i ZP) jsou u zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. Jiné a vyšší náhrady, než stanoví právní předpisy, jsou ale zdanitelným příjmem zaměstnance [§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP].

Poskytované cestovní náhrady jsou účtovány do nákladů, souvztažně se závazky vůči zaměstnancům, popřípadě společníkům veřejných obchodních společností a komplementářům komanditních společností. Je nutné vést analytické účty, minimálně v rozsahu:

a) cestovní náhrady do limitů stanovených ZP a navazujícími vyhláškami pro zaměstnance "veřejného sektoru" (tj. daňově uznatelné a nezakládající vznik zdanitelného příjmu zaměstnance),

b) cestovní náhrady nad limity stanovené ZP a navazujícími vyhláškami pro zaměstnance "veřejného sektoru" daňově uznatelné, avšak současně zakládají vznik zdanitelného příjmu zaměstnance,

c) cestovní náhrady nad limity stanovené ZDP a dále pak zákoníkem práce a navazujícími vyhláškami pro zaměstnance "veřejného sektoru" daňově neuznatelné.

Podle § 24 odst. 2 písm. k) ZDP jsou také trochu odlišně regulovány náklady na pracovní cesty OSVČ včetně jejich spolupracujících osob, společníků veřejných obchodních společností a komplementářů komanditních společností.

 NahoruÚčtování

V dalším textu bude vysvětleno účtování cestovních náhrad od jednodušších příkladů po složitější výpočty.

Syntetický účet 333 – Ostatní závazky vůči zaměstnancům

Zde se účtují různé závazky vůči zaměstnancům, například: nárok zaměstnanců na náhradu cestovních výdajů, poskytnuté zálohy na cestovní výdaje, zálohy k vyúčtování nebo uplatnění náhrady za zaměstnanci.

Syntetický účet 335 – Pohledávky za zaměstnanci

Na tomto účtu se zachycují různé pohledávky za zaměstnanci, například poskytnuté zálohy na cestovní výdaje, poskytnuté zálohy k vyúčtování nebo uplatnění náhrady za zaměstnanci, proto je dobré vést k tomuto účtu analytické účty.

K účtu 512 – Cestovné by mělo být analytické členění účtů minimálně v tomto rozsahu:

a) členění podle jednotlivých druhů, složek nákladů,

b) členění pro daňové účely, tzn. pro transformaci účetního výsledku hospodaření před zdaněním na daňový základ vymezený ZDP, zejména pokud jde o výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů a zdaňované příjmy, pro potřeby DPH apod.,

c) členění z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky.

Analytické účty k syntetickému účtu "cestovné" mohou být dále vytvořeny např. podle toho, zda byla poskytnuta záloha na pracovní cestu nebo jsou propláceny náklady v hotovosti při předložení dokladů o uskutečněné pracovní cestě, podle jednotlivých náhrad za pracovní cestu (např. jízdné, ubytování), podle jednotlivých pracovníků, tuzemské a zahraniční pracovní cesty a podle jednotlivých zemí, kam se pracovní cesty uskutečňují.

 NahoruVýdaje na ubytování

2/ Výdaje na ubytování

Zákoník práce nezná pojem "ubytování", a proto ho a ani neomezuje výši souvisejících nákladů (§ 162 ZP). Zaměstnavatel může výši nákladů na ubytování upravit a omezit (limitovat) vnitřní směrnicí. Může tak být např. stanovena max. výše nákladů na ubytování, kategorie využitelných ubytovacích zařízení apod., a to buď jednotně pro veškeré zaměstnance, či pro jednotlivé "kategorie" zaměstnanců v návaznosti na jejich pracovní zařazení. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavatel musí uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování.

Z dokladu musí být zřejmé, která osoba byla ubytována, jinak mohou vzniknout problémy při kontrole FÚ.

 NahoruStravné pro pracovní cesty v tuzemsku

3/ Stravné pro pracovní cesty v tuzemsku

Podle § 163 a § 172 ZP přísluší zaměstnanci stravné za každý kalendářní den pracovní cesty.

Výše stravného (náležícího zaměstnanci, trvá-li pracovní cesta déle jak 5 hodin) je upravena přímo § 163 ZP. Částky zde uvedené jsou považovány za částky minimální. Výše stravného je průběžně měněna (zpravidla jednou ročně) v závislosti na vývoji cen vyhláškou MPSV, pro rok 2024 tak byla upravena vyhláškou č. 398/2023 Sb. Sazby stravného pro pracovní cesty v tuzemsku naleznete zde.

Zaměstnavatel může určit před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné.

Pro maximální výši stravného poskytnuté zaměstnancům je důležité znát stravné pro pracovníky "veřejné sféry". Ve smyslu ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP je předmětem daně zaměstnanců stravné, které přesáhne maximální limit stravného pro pracovníky "veřejné sféry".

Stravné vyplácené zaměstnancům i ve vyšší částce je, spolu s dalšími cestovními náhradami, daňově účinným nákladem zaměstnavatele [§ 24 odst. 2 písm. zh) ZDP].

 NahoruStravné při zahraniční pracovní cestě

4/ Stravné při zahraniční pracovní cestě

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnancům stravné v cizí měně za podmínek stanovených § 170 ZP. Základní sazby stravného pro pracovní cesty do jednotlivých zemí jsou stanoveny vyhláškou MF ČR na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí. Pro rok 2024 se tak uplatní sazby podle vyhlášky č. 341/2023 Sb. Více k stravnému při zahraniční pracovní cestě naleznete v kap. 10/4.6. Sazby stravného při zahraniční pracovní cestě pro vybrané státy naleznete v kap. 2/5.

U zahraničních pracovních cest kratších než 1 hodina nárok na stravné nevzniká (v praxi jde nejčastěji o první nebo poslední den zahraniční pracovní cesty). Za poskytnutí bezplatného jídla (resp. jídla, které je zahrnuto v platbě za ubytování) se zahraniční stravné krátí obdobně jako tuzemské stravné.

Zahraniční stravné se zaměstnancům vyplácí v českých korunách podle kurzu ČNB platného v den odjezdu na služební cestu.

Zaměstnavatel určuje zaměstnanci stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanoveného výše uvedenou vyhláškou MF ČR sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Obdobně, jako v případě "tuzemského" stravného je stravné vyplácené zaměstnancům daňově účinným nákladem zaměstnavatele.

Jak je uvedeno výše, nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti považovány za předmět daně pouze do výše stanovené či umožněné ZP pro zaměstnance odměňované platem, tedy zaměstnance tzv. "veřejného sektoru" (§ 109 odst. 3 ZP). Důležité je to zejména v případě, pokud je zaměstnanci poskytnuto nějaké jídlo bezplatně a dochází ke krácení stravného.

Zaměstnanci zahraniční stravné nepřísluší, pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá

a) 12 hodin a méně, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

b) déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Stravné musí být při poskytnutí jídla bezplatně kráceno, neboť nadlimitní hodnota stravného je pro zaměstnance zdanitelným příjmem.

 NahoruKapesné při zahraniční pracovní cestě

5/ Kapesné při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnanec nemá při zahraniční pracovní cestě nárok také na kapesné, ale zaměstnavatel mu je může v cizí měně poskytnout, a to až do výše 40 % určeného zahraničního stravného, poskytnutého podle § 170 odst. 3 a § 179 ZP. Toto kapesné je počítáno ze skutečně vzniklého nároku na zahraniční stravné před jeho případným snižováním z důvodu bezplatně poskytnutého jídla. Pokud je zaměstnancům poskytnuto kapesné ve výši přesahující 40% limitu, pak musí být tato "nadlimitní" částka zdaněna u zaměstnance ve smyslu § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

 NahoruJízdné při pracovní cestě

6/ Jízdné při pracovní cestě

Všechny prokázané jízdní výdaje jsou daňově uznatelné, např. výdaje za jízdenku vlakem, autobusem, za letenku, místenku, za použití lůžkového vozu apod. Tyto jízdní výdaje nejsou omezeny limitem. Zákoníkem práce není omezena ani volba použití dopravního prostředku v závislosti na vzdálenosti. Použití dopravného prostředku by mělo být stanoveno ve vnitřní směrnici nebo dohodnuto se zaměstnavatelem před pracovní cestou.

Náklady na jízdné MHD lze paušalizovat. Zaměstnavatel zpravidla určitou dobu sleduje pracovní cesty pracovníků po městě apod., vyčíslí skutečné náklady.

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného.

Vozidlo zahrnuté v obchodním majetku zaměstnavatele

Podrobnější výklad naleznete v textu Daňové výdaje související s používáním vozidel.

Při užití vozidla, při pracovní cestě, které:

• je zahrnuté v obchodním majetku zaměstnavatele,

• vozidlo zaměstnavatele nezařazené v jeho obchodním majetku,

• vozidlo zaměstnavatelem najaté,

• nebo užívané formou finančního leasingu,

lze uplatnit v nákladech skutečnou prokázanou spotřebu pohonných hmot (viz účet 501 / 002).

Soukromé vozidlo zaměstnance

Zaměstnanec může použít při pracovní cestě i vozidlo vlastní, vozidlo najaté, zaměstnancem vypůjčené nebo užívané formou finančního leasingu, pak lze v nákladech uplatnit sazbu základní náhrady podle § 157 ZP a náhradu za spotřebované pohonné hmoty.

Sazbu základní náhrady při použití soukromého automobilu a ceny pohonných hmot stanoví pro rok 2024 vyhláška č. 398/2023 Sb. Více k náhradám zde.

Užití jakéhokoli, i vlastního vozidla zaměstnance při pracovní cestě pro zaměstnavatele musí být dohodnuto se zaměstnavatelem před započetím pracovní cesty. Ten by se měl současně přesvědčit o zaplacení havarijního pojištění.

Příklad výpočtu náhrady za pohonné hmoty, kdy bylo použito soukromé vozidlo zaměstnance a byly doloženy skutečné náklady za naftu a příklad použití soukromého vozidla zaměstnance, kdy nebyly nedoloženy skutečné náklady za naftu, naleznete v další části textu jako část 2a) a 2b).

Použití silničního motorového vozidla u podnikatele – fyzické osoby

V případě užití vlastního silničního motorového vozidla podnikatele – fyzické osoby, není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka bylo, nebo bylo u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu za finanční leasing (či její část) tento poplatník uplatnil (uplatňuje) jako daňově uznatelný náklad nebo v případě užití vozidla, které je podnikatelem fyzickou osobou vypůjčené, se poskytuje náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bod 3 (nelze tedy uplatnit sazbu základní náhrady).

Pro stanovení výdajů za spotřebované PHM lze použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům nebo ceny vyšší, pak je podnikatel povinen doložit doklady o jejich nákupu.

 NahoruVedlejší výdaje při pracovní cestě

7/ Vedlejší výdaje při pracovní cestě

Zaměstnanec musí obdržet i náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou (§§ 164 a 171 ZP). Zaměstnavatel musí posoudit, které výdaje za nutné považuje (např. telefon, poštovné, poplatky za úschovu zavazadel, poplatky za směnu měny, vstupenky na výstavy, parkovné, úhrada dálničních poplatků, apod.). Tyto výdaje přitom musí být prokázány dokladem. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

 NahoruPojištění léčebných výloh při zahraničních pracovních cestách

8/ Pojištění léčebných výloh při zahraničních pracovních cestách

V souvislosti se zahraniční pracovní cestou se často platí i tzv. připojištění léčebných výloh nebo úhrada jednorázového havarijního pojištění, které patří mezi daňově uznatelné náklady.

 NahoruZálohy na pracovní cesty

9/ Zálohy na pracovní cesty

Zálohy na cestovní náhrady a jejich vyúčtování se účtuje jako pohledávka nebo závazek vůči zaměstnanci na účtech 333 – Ostatní dluhy vůči zaměstnancům nebo 335 – Pohledávky za zaměstnanci.

Zálohu lze poskytnout:

• v hotovosti,

• převodem na účet zaměstnance,

• cestovním šekem,

• poskytnutím platební karty zaměstnavatele.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu:

a) v příslušné cizí měně, ve které je stanovena základní sazba zahraničního stravného vyhláškou MF ČR,

b) v jiné dohodnuté cizí měně (v případě zálohy na zahraniční stravné),

c) v české měně (v případě zálohy na zahraniční stravné),

d) její část též cestovním šekem,

e) zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Při určení výše zahraničního stravného v jiné dohodnuté cizí měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Není-li poskytnuta záloha, použijí se kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty § 184 ZP.

Vypořádání doplatku či přeplatku probíhá v případě tuzemských cest v české měně, v případě cest zahraničních pak podle § 183 odst. 4 ZP. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance (tj. přeplatek), vrací zaměstnanec zaměstnavateli:

• v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl (tedy v měně poskytnuté zálohy), nebo

• v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo

• v české měně.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance (tj. doplatek), doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, případně podle dohody v měně jiné.

Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu (kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí) a kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy (§ 183 odst. 2 a 4 ZP).

V případě zajištění pracovní cesty zprostředkovatelskou firmou, cestovní kanceláří, zamluvením noclehu, jízdenek apod. může účetní jednotka poskytnout zálohu zprostředkovatelské firmě. Při neuskutečnění pracovní cesty nebude obvykle vrácena celá částka. Rozdíl bude obvykle ve smlouvě upraven jako smluvní pokuta, která je účtována na účet 544 – Smluvní pokuty a penále. Smluvní pokuta, je-li zaplacena, je daňovým nákladem podle § 24 odst. 2 písm. zi) ZDP.