Systém zpracování účetnictví

4.3

Systém zpracování účetnictví

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Struktura vnitřního předpisu zaměřená na systém zpracování účetnictví zahrnuje zejména:

1. Používaný účetní program

2. Projekčně programovou dokumentaci

3. Seznam účetních knih (deník, hlavní knihu, knihu analytických účtů, knihu podrozvahových účtů)

4. Seznam ostatních počítačových sestav

5. Účtový rozvrh

6. Dokladové řady

Jedna z možných variant:

Programové zpracování účetnictví na počítači:

1. Používaný účetní program

• název programu na zpracování účetnictví,

• navazující agendy a jejich vzájemné propojení,

• název a adresa autorské firmy,

• způsob zabezpečení aktualizace a servisu.

• hierarchie pravidel přístupů do informačního systému

2. Projekčně programová dokumentace – k dispozici by měly být alespoň:

• uživatelská příručka, popisující práci s programem z hlediska uživatele,

• algoritmy automaticky prováděných operací a výpočtů,

• harmonogram zpracování.

3. Seznam účetních knih – předepsaných zákonem o účetnictví (4 knihy – deník, hlavní kniha, knihy analytických účtů a knihy podrozvahových účtů).

Deník (chronologické uspořádání účetních zápisů)

Varianty deníků:

A) jeden deník, v němž jsou zaúčtovány všechny účetní doklady sledovaného účetního období v chronologickém pořadí,

B) specializované deníky podle druhu jednotlivých dokladů (deník vystavených faktur, deník došlých faktur, pokladní deník apod.)

Hlavní kniha (systematické uspořádání účetních zápisů) – zákon o účetnictví ukládá minimální požadavky na údaje v hlavní knize, tj.:

a) zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha,

b) souhrnné obraty strany MD a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc,

c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka;

tyto požadavky je nutné zpřesnit, především v jakých intervalech se účtuje, jaké jsou náležitosti jednotlivých zápisů apod.

Knihy analytických účtů

Varianty knih analytických účtů:

A) analytické účty jsou součástí hlavní knihy (zápisy na syntetických i analytických účtech se provádějí zároveň – jedním vstupem),

B) knihy analytických účtů jsou vedeny samostatně; zabezpečení návaznosti peněžních částek v knihách analytických účtů na příslušné souhrnné částky na syntetických účtech,

C) kombinovaný způsob.

Viz vnitřní předpis "Pravidla pro analytické účty“.

Knihy podrozvahových účtů

Viz vnitřní předpis "Pravidla pro podrozvahové účty"

4. Seznam ostatních počítačových sestav – zpravidla vyplývajících z uživatelské příručky, je třeba rozvést ve směrnici způsob a účel jejich používání, případně zodpovědnou osobu.

5. Účtový rozvrh

je uveden jako samostatný vnitřní předpis.

Viz vnitřní předpis "Účtový rozvrh“.

6. Dokladové řady

Pro každý druh dokladu jsou stanoveny následující samostatné číselné řady.

Například:

(xx = poslední dvojčíslí letopočtu)

Přijaté faktury

11xx00000 ......... přijaté faktury tuzemsko – na dlouhodobý majetek

12xx00000 ......... přijaté faktury tuzemsko – materiálové

13xx00000 ......... přijaté faktury tuzemsko – režijní

191xx0000 ......... přijaté faktury zahraničí (Slovensko)

192xx0000 ......... přijaté faktury zahraničí (SRN)

Vystavené faktury

21xx00000 .......... vystavené faktury za výrobky

22xx00000 .......... vystavené faktury za služby

23xx00000 .......... vystavené zálohy

291xx0000 ......... vystavené faktury zahraničí (Slovensko)

Bankovní doklady

31xx00000 ......... běžný účet u banky – KB Praha

32xx00000 ......... běžný účet u banky – OB Praha

41xx00000 ......... dlouhodobý úvěr u KB Praha

42xx00000 ......... krátkodobý úvěr u KB Praha

Výdajové a příjmové pokladní doklady

51xx00000 ........... příjmové pokladní doklady

61xx00000 ........... výdajové pokladní doklady

Sklady

71xx00000 ........ příjemky (sklad 1 – hlavní)

72xx00000 ........ příjemky (sklad 2 – celní)

81xx00000 ........ výdejky (sklad 1 – hlavní)

82xx00000 ........ výdejky (sklad 2 – celní)

Ostatní doklady

91xx00000 ........ interní doklady – mzdy

92xx00000 ........ interní doklady – odpisy

93xx00000 ........ interní doklady – ostatní

…