Spisový řád

Zaměstnavatel .............. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

Tímto spisovým řádem se v souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon“), stanoví základní pravidla pro manipulaci s písemnostmi, jejich uchování a provádění spisové služby v....................(označení zaměstnavatele).

Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří písemnosti zpracovávají, vyřizují nebo jinak s nimi manipulují.

1. Písemnostmi se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které u zaměstnavatele vznikly z jeho činnosti. V souladu s ustanovením § 2 zákona č. 499/2004 Sb. se písemnosti rozlišují na archiválie a dokumenty. Přitom

a) archiválií se rozumí takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií,

b) dokumentem se rozumí každý písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena u zaměstnavatele nebo mu byla doručena.

2. Rozsah dokumentů vzniklých u zaměstnavatele, které musí být uchovávány tak, aby z nich bylo možno příslušným archivem vybírat archiválie, je uveden v příloze č. 1 zákona.

3. Písemnostmi u zaměstnavatele jsou zejména dokumenty, a to

• spisy a jejich evidenční a archivní pomůcky (podací deník, doručovací kniha apod.),

• podání zaměstnanců, jiných fyzických a právnických osob,

• vnitřní předpisy vydané v působnosti zaměstnavatele (organizační a jiné předpisy, směrnice, pokyny, příkazy apod.),

• dokumenty z jednání orgánů zaměstnavatele (zápisy z porad, jednání apod.),

• statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány, technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,

• došlé a odeslané e-maily,

• elektronické nosiče dat,

• ..... (další písemnosti).

Spis je soubor písemností, vztahujících se k téže věci.

4. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti zaměstnavatele, popřípadě jeho právního předchůdce. Jde tedy o soubor činností a organizačních opatření při manipulaci s písemnostmi od jejich doručení nebo jejich vzniku u zaměstnavatele až po jejich vyřazení nebo uložení do archivu.

5. Spisová služba zahrnuje:

• přijímání písemností nebo jejich vyhotovování u zaměstnavatele,

• evidenci písemností a jejich označení spisovým znakem,

• odesílání písemností,

• ukládání písemností,

• vyřazování (skartace) písemností podle zásad uvedených ve skartačním řádu.

Spisovou službu zabezpečuje ........ (podatelna a spisovna, centrální spisovna, útvarové spisovny, pověřený zaměstnanec apod.).

6. Spisovým znakem je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování podle skartačního řádu.

7. Základní evidenční pomůckou je ......... (podací deník, podací protokol, doručovací kniha, elektronická evidence apod.), v níž se provádějí zápisy obsahující údaje o písemnostech a manipulaci s nimi [o datu dodání písemnosti nebo jejím vyhotovení, jejím původci, obsahu písemnosti (věc), způsobu vyřízení, datu odeslání odpovědi (vyřízení) adresátovi]. Zápisy jsou řazeny chronologicky podle čísel jednacích.

8. Skartační řízení (skartace) je vyřazování písemností, které nemají trvalou hodnotu, nemusí být archivovány a po jejich vyřazení jsou likvidovány (skartovány). Při skartaci a archivaci písemností se zaměstnanci řídí skartačním řádem.

1. Místem příjmu došlých písemností je ................ (podatelna, centrální podatelna, apod.). Na samostatných pracovištích zaměstnavatele přijímá písemnosti pověřený zaměstnanec.

2. Došlé písemnosti se roztřídí na:

• noviny, časopisy, firemní nabídky a jiné písemnosti, které nesouvisí s činností zaměstnavatele a nepodléhají evidenci,

• písemnosti soukromého charakteru, adresované jmenovitě jednotlivým zaměstnancům (jméno na prvním místě), které se předají adresátovi neotevřené, (případně uvést další druhy písemností, které se neotevírají, a postup při manipulaci s nimi),

• archiválie,

• dokumenty podléhající evidenci.

3. Došlé písemnosti se opatřují otiskem podacího (prezentačního) razítka zaměstnavatele, které obsahuje údaj o datu, počtu příloh a číslu jednacím; číslo jednací se uvede jen u písemností podléhajících evidenci. Dojde-li písemnost elektronicky (e-mailem), zaznamená se odesílatel, datum přijetí a komu je takové podání určeno, do evidence písemností. Tento postup platí i pro případ, kdy e-mail dojde přímo zaměstnanci, jemuž je určen.

1. Všechny písemnosti podléhající evidenci se evidují v ......... (např. v podacím deníku) s uvedením těchto údajů:

• datum doručení (u písemností vznikajících u zaměstnavatele datum vzniku a odeslání),

• číslo jednací (pořadové číslo lomeno posledním dvojčíslím kalendářního roku),

• spisový znak,

• označení odesílatele (resp. příjemce),

• obsah spisu (věc), počet příloh,

• údaj o vyřízení a vypravení písemnosti,

• (případné další údaje).

2. Zjistí-li adresát písemnosti soukromého charakteru, kterému byla taková písemnost doručena neotevřená, že o takovou písemnost nejde, je povinen ji vrátit .............. (podatelně) k zaevidování.

3. V případě písemnosti vznikající u zaměstnavatele zajistí příslušný zaměstnanec v ..... (podatelně) její zaevidování a přidělení čísla jednacího.

1. Při vyřizování písemností se používá referátník, na kterém se vyplňují příslušné údaje o vyřizování, a to .... (organizační útvar, který má písemnost vyřídit, případně útvary, které se mají na vyřízení podílet a v jaké posloupnosti, stanovení lhůty k vyřízení, způsobu vyřízení apod.). Referátník je součástí spisu. (Tento bod lze upravit podle zvyklostí u zaměstnavatele, popřípadě vůbec neuvádět.)

2. Lhůty k vyřízení písemností stanoví příslušný vedoucí zaměstnanec; pokud nerozhodne jinak, platí pro vyřizování písemností tyto lhůty, pokud z právního předpisu nevyplývá něco jiného:

• v neodkladných záležitostech se písemnost vyřizuje neprodleně,

• v běžných záležitostech se písemnost vyřizuje zpravidla do ....(10) dnů,

• ve složitějších záležitostech se písemnosti vyřizují do 30 dnů; jestliže byla pro vyřízení písemnosti stanovena lhůta delší (potřeba vyžádání si stanoviska jiných institucí apod.), je třeba o tom pisatele…