Prokazování cestovních výdajů

2015.14.15.5

Prokazování cestovních výdajů

Ing. Karel Janoušek

Z hlediska poskytování cestovních náhrad je jednou z nejdůležitějších principů zásada prokazatelnosti. Nezbytnost jejího dodržení vyplývá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání rozpočtových prostředků, fondů, dotací apod. a z daňových zásad.

Jak vyplývá z ustanovení § 156 odst. 1 a § 166 odst. 1 ZP, ve kterých jsou uvedeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, které zaměstnanci při splnění příslušných podmínek přísluší, jde v podstatě o náhrady prokázaných výdajů, přičemž tyto výdaje musí při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné pracovní cesty prokázat zaměstnanec. Při následné kontrole vnějšími kontrolními orgány pak příslušné skutečnosti, oprávněnost a správnost výše zaměstnanci poskytnutých náhrad, prokazuje zaměstnavatel. V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje po tuzemské nebo zahraniční pracovní cestě k proplacení, musí být doloženy hodnověrnými doklady.

Nezbytnost doložit konkrétní částku dokladem se ale netýká stravného, zahraničního stravného a kapesného. Jejich čerpání či použití zaměstnanec dokladem neprokazuje nikdy. Další výjimky z prokazování dokladem o vynaložení příslušných částek se vztahují na:

• náhradu jízdních výdajů a náhradu výdajů za ubytování, které zaměstnanec sice neprokázal dokladem, ale zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 185 ZP uznal, že je zaměstnanec při pracovní cestě vynaložil a zaměstnanci náhradu za ně poskytl,

• náhradu jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnutou zaměstnanci v případech uvedených v § 159 odst. 2 ZP, tj. v případě použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce,

• náhradu jízdních výdajů ve výši ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy při použití jiného dopravního prostředku v souladu s ustanovením § 157 odst. 2 ZP, tj. např. v případě, kdy zaměstnavatel povolil zaměstnanci použít místo určeného autobusu nebo vlaku soukromé vozidlo,

• základní náhradu poskytnutou zaměstnanci podle § 157 odst. 3 ZP, tj. za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl a o jehož použití zaměstnance požádal (tato náhrada se prokazuje výpočtem),

• náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty poskytnutou zaměstnanci podle § 157 odst. 3 ZP, tj. za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl a o jehož použití zaměstnance požádal, a to vypočtenou podle § 158 ZP s použitím ceny PHM uvedené ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období,

• náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty za kilometry ujeté v zahraničí poskytnutou zaměstnanci podle § 157 odst. 3 ZP, tj. za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl a o jehož použití zaměstnance na zahraniční pracovní cestě požádal, a to vypočtenou podle § 158 zákoníku práce s použitím ceny PHM uvedené podle § 167 ZP v prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení v případě, kdy zaměstnanec nemá z vážných důvodů doklad o nákupu pohonné hmoty v zahraničí,

• náhradu nutných vedlejších výdajů, kterou je zaměstnavatel podle § 164 ZP povinen proplatit ve výši ceny obvyklé v době a místě konání pracovní cesty v případě, kdy zaměstnanec nemůže výši tohoto výdaje prokázat dokladem,

• cestovní náhrady, které zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci formou paušálních náhrad stanovených postupem uvedeným v § 182 ZP.

Dokladem je v těchto případech také např. rozhodnutí zaměstnavatele (odpovědné osoby) o proplacení předmětných náhrad podle § 185 ZP uvedené např. na tiskopise cestovní příkaz, výpočet náhrady výdajů za spotřebované PHM s uvedením ujetých kilometrů a přiloženou kopií technického průkazu zaměstnancem použitého vozidla, prohlášení zaměstnance podle § 167 ZP o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty v zahraničí a důvodech jejího nedoložení, vnitřní směrnice nebo rozhodnutí zaměstnavatele týkající se poskytování cestovních náhrad formou paušálů s doloženým výpočtem příslušných paušálních částek podle § 182 ZP.

Nejčastěji používanou výjimkou z nezbytnosti prokázat příslušný výdaj dokladem, je využití ustanovení § 185 ZP, podle kterého lze poskytnout zaměstnanci náhrady i při jejich neprokázání, a to v zaměstnavatelem uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám konání pracovní cesty (mimo případy uvedené v § 158 odst. 3 ZP). Kromě případů uvedených v § 158 odst. 3 ZP a § 164 ZP nemá ale zaměstnavatel povinnost zaměstnanci náhradu neprokázaných výdajů uhradit. Protože o poskytnutí náhrady výdajů, které zaměstnanec neprokázal dokladem, rozhoduje výhradně zaměstnavatel, je případné čestné prohlášení zaměstnance nadbytečné. Čestné prohlášení ani není, ve smyslu účetních i daňových předpisů, hodnověrným dokladem.

Také podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, (dále jen "ZoÚ") lze účtovat pouze o průkazných skutečnostech, jinak by účetnictví účetní jednotky bylo v rozporu se zákonem. Podle § 7 ZoÚ jsou totiž účetní jednotky povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz o účetní jednotce a podle § 8 ZoÚ tak, aby bylo správné, úplné, průkazné, srozumitelné a přehledné. Účetnictví musí být tedy vedeno úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Příslušný doklad, o kterém je účtováno, pak musí mít náležitosti účetního dokladu (§ 11 odst. 1 ZoÚ), a jde-li o zaměstnavatele – plátce daně z přidané hodnoty, pak také náležitosti daňového dokladu (§ 29 ZDPH), případně zjednodušeného daňového dokladu (§ 30a ZDPH).

Rozhodujícím ustanovením, které určuje, zda jsou vyplacené cestovní náhrady daňově uznatelným výdajem (nákladem) zaměstnavatele jako daňového subjektu, je § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Za náklady vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů jsou pro účely ZDP považovány náhrady cestovních výdajů poskytnuté v souladu se zákoníkem práce. Proto jsou daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele např. i náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu s § 185 ZP, tj. např. dokladem neprokázané jízdní výdaje či výdaje za ubytování a náhrady poskytnuté zaměstnanci formou paušálu podle § 182 ZP.

Podmínkou daňové uznatelnosti cestovních náhrad je schopnost daňového subjektu prokázat, že jde podle ustanovení § 24 odst. 1 ZDP o jeho náklady na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů a že byly ve smyslu § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP poskytnuty v souladu se zákoníkem práce. Protože je daňový subjekt v souladu s ustanovením § 92 odst. 3 DŘ také povinen prokázat veškeré údaje uvedené ve svém daňovém přiznání či tvrzení, musí být vždy zaměstnavatel schopen při daňové kontrole (obdobně pak např. příspěvkové organizace apod. při kontrole čerpání rozpočtu) zejména prokázat:

1. že příslušné cestovní náhrady mohl vyplatit, tzn.:

• že se týkají jeho zaměstnance,

• že šlo o cestu, při které musely nebo mohly být zaměstnanci poskytnuty,

• že se tato pracovní cesta uskutečnila a zejména,

• že příslušná cesta souvisí s jeho (zaměstnavatele) zdanitelnými příjmy (legálně povolenou činností), tj. musí hodnověrně prokázat účel dané cesty,

2. správnost výše jednotlivých druhů vyplacených cestovních náhrad.

Příklad č. 1 - jízdné MHD bez jízdenky