Pracovní cesty a cestovní náhrady

4.22

Pracovní cesty a cestovní náhrady

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Struktura vnitřního předpisu je zaměřena na:

1. Pracovní cesty

2. Cestovní náhrady (tuzemské, zahraniční)

3. Přepočet cizí měny na českou

Základní právní předpis, který vymezuje poskytnutí cestovních náhrad zaměstnancům, je s účinností od 1. 1. 2007 zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů).

Zákoník práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona a který je podnikatelským subjektem.

Varianty dále uvedené jsou zaměřené na podnikatelské subjekty (nikoliv tedy na státní správu).

1. Pracovní cesty

Varianta možného postupu při sestavování vnitřního předpisu:

• Pracovníci, kteří jsou oprávněni k nařizování a schvalování pracovních cest ..........................

• Možný způsob přepravy na pracovních cestách

(firemní automobil, soukromý automobil, autobus, vlak, letadlo ...)

Pracovníci, kteří jsou oprávněni k nařizování a schvalování pracovních cest, rozhodnou i o způsobu přepravy na konkrétní pracovní cestě.

• Ubytování na pracovních cestách (kategorie hotelů apod.)

...........................

• Pravidla pro poskytování záloh na služební cesty

Pravidla pro poskytování záloh na služební cesty a používání kreditních karet jsou stanovena zákoníkem práce.

Varianty:

A)

Zaměstnanci bude vždy poskytnuta zúčtovatelná záloha až do předpokládané výše cestovních náhrad.

B)

Zaměstnanci bude poskytnuta zúčtovatelná záloha až do předpokládané výše cestovních náhrad, je však možné se zaměstnancem dohodnout, že záloha poskytnuta nebude.

Zálohu v cizí měně nebo její část může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné v cizí měně i v jiné měně než stanovené prováděcím právním předpisem pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz devizového trhu. Při určení výše stravného v dohodnuté měně se zjistí korunová hodnota stravného ve stanovené měně, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty stravného a částky stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy devizového trhu vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy (viz dále přepočet cizí měny na českou).

Zapůjčení platební karty

Zaměstnancům může být poskytnuta na zahraniční pracovní cestu platební karta (k devizovému účtu EUR). Zaměstnanec může čerpat z karty finanční prostředky na ostatní výlohy v zahraničí, které musí vždy doložit konkrétními doklady. Nárok na stravné bude poskytnut vždy v hotovosti v příslušné nebo dohodnuté měně.

Pravidla řeší samostatný vnitřní předpis "Platební karty"

• Lhůty zaměstnanců pro předložení vyúčtování pracovních cest

Varianty:

A)

do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu;

B)

do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu, ve výjimečných případech je možné dohodnout i jiný termín.

• Lhůty zaměstnavatele pro vyúčtování

Varianty:

A)

do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky;

B)

do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky, ve výjimečných případech je možné dohodnout i jiný termín.

Postup při vyúčtování zálohy při zahraniční pracovní cestě

Postup při vyúčtování zálohy je závislý na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na náhrady za zahraniční pracovní cestu je vyšší nebo nižší než poskytnutá záloha.

Záloha byla poskytnuta v nižší částce, než byl skutečný nárok zaměstnance, čili skutečná výše cestovních náhrad, potom se vyúčtuje doplatek. Tento doplatek bude vyplacen v české měně, je možné se dohodnout i jinak.

Záloha bude poskytnuta ve vyšší částce, než potom byla skutečná výše cestovních náhrad, potom zaměstnanec vrací zaměstnavateli:

• cizí měnu, ve které mu byla poskytnuta záloha, anebo

• cizí měnu, za kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil (doklad nutno doložit), anebo

• česká měna.

- Formální podoba vyúčtování

Cestovní příkaz obsahuje tyto údaje:

• zahájení pracovní cesty (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty: přechod české státní hranice, při letecké přepravě odlet letadla podle letového řádu),

• místo výkonu práce,

• dobu trvání,

• způsob dopravy (firemní automobil, soukromý automobil, vlak, autobus, letadlo apod.),

• ukončení pracovní cesty (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty: přechod české státní hranice, při letecké přepravě přílet letadla podle letového řádu),

• další podmínky pracovní cesty,

• podpisy zaměstnance a zaměstnavatele při vyslání na služební cestu a při jejím vyúčtování navíc podpis osoby odpovědné za vyúčtování pracovní cesty a kontrolu.

2. Cestovní náhrady

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (tzv. bezplatné jídlo), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až na hodnotu

a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně.

Výši základních sazeb stravného v cizí měně stanoví Ministerstvo financí vždy s účinností od počátku kalendářního roku.

Základní sazby stravného pro rok 2024 (bude aktuálně doplňováno dle potřeb firmy)

Výše stravného se vypočítá podle základní sazby, a to stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Za dobu strávenou mimo území České republiky se od 1. 1. 2012 poskytuje zahraniční stravné:

• ve výši základní sazby, jestliže cesta trvá déle než 18 hodin,

• ve 2/3 výši, jestliže pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejvýše 18 hodin,

• v 1/3 výši, jestliže pracovní cesta trvá 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné.

Krácení zahraničního stravného

Při krácení zahraničního stravného se postupuje obdobně jako při krácení stravného tuzemského. I tady je změna ve slovním…