Nestíháte? Možná na vině není jen nedostatek času a množství úkolů, ale způsob, jak pracujeme. Za našimi hektickými dny stojí často neefektivní postupy, které si ani neuvědomujeme. Podívejte se, jak je změnit.
Rostoucí počet pracovních míst vyžaduje, aby zaměstnanci byli schopni si na základě šířeji či dlouhodoběji zadaných úkolů správně řídit průběh své práce sami. Odpovídající schopnost, která je v těchto případech důležitým předpokladem výkonnosti, je označována jako osobní efektivita. Náročnost jednotlivých profesí a činností na osobní efektivitu je různá. Část pracovníků se bez ní obejde, mnohdy však jen proto, že jejich činnost řídí a kontrolují (často na úkor svého vlastního času) jiní.
Osobní efektivita lidem není vrozená, získat ji však nemusí být příliš složité. Má totiž povahu zvyků a ty lze vytvářet nebo posilovat, ať již na základě tréninků, vedení nebo dokonce vlastního úsilí. Jedinou překážkou, jež stojí jejich tvorbě v cestě, je odstranění zlozvyků, které jsou s osobní efektivitou v rozporu.
VÝCHODISKA OSOBNÍ EFEKTIVITY - ROZLIŠOVÁNÍ ČINNOSTI A JEJÍCH VÝSLEDKŮ
K výchozím předpokladům osobní efektivity patří:
-
schopnost soustřeďovat se na činnosti pro práci podstatné,
-
neutápět se v drobnostech či aktivitách, které nikam nevedou,
-
neodkládat důležité úkoly a rozhodnutí do budoucna,
tedy nezaměňovat činnosti či pouhou zaneprázdněnost s výkonností a dosaženými výsledky.
S nedostatečnými výsledky své činnosti zápasí totiž často i lidé schopní pracovat velmi rychle. Důvodem jejich problémů není, že by pracovali pomalu, ale že značnou část svého pracovního (i dalšího) času věnují činnostem, které pro dosažení jejich cílů či splnění jejich úkolů nejsou důležité.
Význam uvedeného předpokladu dokresluje skutečnost, že u řady pracovních činností, především administrativních, "papírových", ale i řídicích, závisí osobní efektivita především na poměru mezi celkově vynaloženým pracovním časem a časem věnovaným "skutečné" či "užitečné" práci. U nepříliš efektivních osob, majících sklon zaměstnávat se činnostmi, které k dosažení jejich úkolů příliš nepřispívají, může tento poměr představovat i méně než jednu čtvrtinu.
OSOBNÍ EFEKTIVITA A PRODUKTIVITA
Připojme navíc důležité rozlišení. Schopnosti, které pod osobní efektivitu spadají, zahrnují jak schopnosti vykonat daný úkol kvalitně a v co nejkratším čase (či vykonat ho v zadaném čase co nejlépe), tak schopnosti nalézt nejlepší způsob, jak vlastní čas využít. Je zřejmé, že mezi oběma schopnostmi existuje často podstatný rozdíl. Lze jej označit jako rozdíl mezi vlastní efektivitou a produktivitou.
Příklad
Ilustrujme tento rozdíl na jednoduchém příkladu. Stojí-li před námi úkol pozvat určitý okruh osob na schůzku, pak k němu můžeme přistoupit buď tak, že se soustředíme na jeho nejproduktivnější provedení, nebo tak, že se budete řídit principem efektivity.
V prvém případě budeme uvažovat o tom, máme-li správný či aktualizovaný seznam osob, které je třeba pozvat, zda bychom jim měli zavolat, nebo je pozvat písemně, případně která doba by byla po zavolání těmto osobám nejlepší, jak telefonování co nejvíce urychlit apod.
Budeme-li se řídit principem efektivity, položíme si nejprve otázku, je-li pozvání těchto na schůzku skutečně nejlepším způsobem využití našeho času. Můžeme přemýšlet o tom, zda by nebylo možné úkol delegovat na někoho jiného (či zamýšlenou schůzku možná úplně zrušit), a to ve snaze využít náš čas co efektivněji.
PRIORITY
Existují dva způsoby, jak určovat činnosti, které mají prioritu:
-
na základě jejich časové naléhavosti, anebo
-
podle jejich důležitosti, tedy významu pro dosažení vašich cílů.
Většina lidí stanovuje své priority na základě časové naléhavosti. Z tohoto důvodu začnou pak jen zřídka pracovat na určitém úkolu dříve, než se jeho termín skutečně kriticky přiblíží.
Stanovujete-li si prioritu svých úkolů na základě jejich časové naléhavosti, vaše úkoly se velmi pravděpodobně rozpadnou do tří základních kategorií. Půjde o:
- úkoly, které je třeba udělat dnes,
- úkoly, které by měly být udělány dnes,
- úkoly, které by měly být udělány "někdy" v budoucnu, se kterými však zatím není třeba spěchat.
Řada důležitých úkolů je v rámci tohoto systému stanovení priorit zařazena do třetí kategorie. A zůstávají v ní až do chvíle, kdy se čas k jejich vykonání nezadržitelně blíží. Až jejich čas nadejde a je třeba je vykonat, může se však ukázat, že je již nelze provést natolik důkladně, jak bychom si vzhledem k jejich významu přáli. Po vykonání úkolu si proto zpravidla slíbíme, že příště v podobné situaci začneme dříve. Ve skutečnosti však nezačneme, protože svůj způsob vytyčování priorit nezměníme.
Vhodnějším způsobem stanovování prioritním činností je jejich určování na základě důležitosti. Naléhavost přitom zůstává druhým, stále významným kritériem. Je-li přitom určitý úkol časově naléhavý i důležitý současně, získává prioritu na základě obou hledisek.
Použití této metody stanovování priorit předpokládá, že si seznam svých úkolů vezmete k ruce a jeho jednotlivé položky posoudíte ve světle toho, nakolik přispívají k dosažení vašich cílů a záměrů, a to jak…
