Organizační řád

Dále uvedený vzor organizačního řádu je míněn jako pracovní pomůcka zejména pro menší a střední firmy a podnikatele. Velké firmy bezpochyby mají dostatečný odborný aparát na to, aby si s touto problematikou poradily samy.

Vzor nelze aplikovat bez znalosti potřeb a hlavně organizační struktury firmy, pro niž má být organizační řád zpracován. Organizační členění ve vzoru je uvedeno tak, jak to bývá obvyklé, nelze je však v žádném případě považovat za závazné – každá firma si toto členění, podřízenosti i vzájemné vztahy jednotlivých útvarů upraví tak, jak je to ve firmě zavedeno a jak to v praxi vyhovuje. Totéž platí o hlavní pracovní náplni útvarů. Je ovšem i možné, že právě zpracováním organizačního řádu má být ovlivněna a zefektivněna organizační struktura firmy. Pro tento případ je nezbytné, aby zpracovatel či zpracovatelé znali záměry zadavatele nejen pokud jde o žádoucí strukturu firmy, ale též o počtech zaměstnanců jednotlivých útvarů a jejich úkolech, popřípadě v tomto směru sami navrhli potřebná opatření vedoucí k zefektivnění činnosti firmy. Útvary se pak rozumí nejen úseky, odbory a oddělení, ale též střediska a referáty – záleží na tom, o jak početně velký útvar jde a také na praxi konkrétního podniku. Názvy útvarů lze tomu přizpůsobit. Obdobně bude nutno přizpůsobovat i počet organizačních útvarů stejně tak jako jejich členění. Univerzální řešení použitelné pro všechny firmy neexistuje, protože závisí na mnoha faktorech – na velikosti firmy, její činnosti, způsobu řízení apod. Rovněž názvy funkcí vedoucích zaměstnanců si zvolí každý podle toho, jak mu to vyhovuje, např. je možno funkci vedoucího zaměstnance nazvat generálním ředitelem a vedoucí jednotlivých úseků řediteli. To však není rozhodující, důležité je, aby počet útvarů, jejich členění a personální vybavení odpovídalo potřebám firmy a zásadám efektivního řízení. Rozhodně nelze doporučit prosté převzetí vzoru pouze s přizpůsobením terminologie – takový postup by se nutně minul s účinkem. Stejně tak je sebelépe zpracovaný organizační řád k ničemu, pokud není důsledně vyžadováno a kontrolováno jeho dodržování vedoucími zaměstnanci. K takové situaci obyčejně dochází, roznese-li jej sekretářka po firmě, adresát jej založí do pořadače a tím to skončí.

Do vzoru byla zahrnuta též ustanovení o spolupráci s odborovou organizací a při uzavírání kolektivní smlouvy. Je logické, že tato ustanovení nepoužijí firmy, u nichž odborová organizace nepůsobí. S ohledem na přijetí obecného nařízení o ochraně osobních údajů byla také vložena ustanovení upravující postavení pověřence pro ochranu osobních údajů.

Ještě poznámka: není vyloučeno, že některé činnosti uvedené v organizačním řádu bude u zaměstnavatele vykonávat nikoli zaměstnanec nebo zaměstnanci v pracovněprávním vztahu, ale zaměstnanec tzv. externí nebo i k tomu účelu najatá firma (např. činnost podnikového právníka, pověřence pro ochranu osobních údajů nebo – u menších firem – vedení účetnictví). Pokud tomu tak je, vyjádří se tato skutečnost v příslušném textu organizačního řádu (např. v oddíle V bod 5) aniž by bylo nutno měnit pracovní náplň stanovenou pro tuto činnost. Externím zaměstnancem máme v tomto případě na mysli toho, kdo vykonává tuto činnost vlastním jménem zpravidla na základě živnostenského oprávnění, nikoli zaměstnance tzv. na dohodu, neboť i v tomto případě jde o pracovněprávní vztah.

Připomínáme, že dnem 1. 9. 2009 vstoupil v účinnost antidiskriminační zákon (č. 198/2009 Sb.), jehož ustanovení je samozřejmě nutno respektovat i při sestavování organizačního řádu. Jde zejména o to, aby povinnosti vyplývající z tohoto zákona byly uloženy vedoucím zaměstnancům na všech stupních řízení. Za hlavní z těchto povinností pokládáme dodržování

a) rovného zacházení nejen mezi muži a ženami, ale i v ostatních případech (např. při rozdílném věku zaměstnanců),

b) zákazu jakékoli formy diskriminace v odměňování, při stanovení pracovních podmínek, při přijímání a propouštění zaměstnanců apod.

Zákon definuje nejen to, co se rozumí rovným zacházením nebo diskriminací, ale stanoví i případy, které se takto neposuzují. Každému zaměstnavateli se rozhodně vyplatí, bude-li tato ustanovení nejen znát, ale i dodržovat. Jinak se může dočkat nepříjemných soudních sporů se zaměstnanci, kteří se budou cítit poškozeni.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů zaměstnanců ještě připomínáme, že dne 27. 4. 2016 vstoupilo v platnost nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Obecné nařízení představuje nový právní rámec ochrany osobních údajů na území EU a jeho smyslem je modernizovat a sjednotit právní úpravu ochrany osobních údajů, zásady nakládání s osobními údaji a zvýšit tak standard ochrany fyzických osob v rámci EU.

Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, doplňuje nařízení a upravuje vesměs ty instituty, kde byla členským státům dána možnost vlastního uvážení při volbě vhodné právní úpravy, zejména pro účely organizačního řádu se může jednat o mlčenlivost pověřence a jemu podřízených osob, definice veřejných subjektů, akreditace subjektů splňujících požadavky pro vydání osvědčení o ochraně osobních údajů.

Zaměstnavatel ..................................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),

zastoupený ..............................

vydává

Komentář:

Vzor je koncipován pro zaměstnavatele – právnické osoby, to však neznamená, že by jej nemohli použít zaměstnavatelé – fyzické osoby. Stačí, přizpůsobí-li názvosloví firmy (např. namísto "společnost“ použijí název své firmy podle veřejného rejstříku) a vedoucích funkcí podle svých podmínek a potřeb (např. namísto "ředitel společnosti“ uvedou "jednatel“ nebo přímo své jméno).

Další části organizačního řádu se pak musí upravit v souladu s touto skutečností, zejména je nutno přizpůsobit terminologii zvoleným názvům, a dále použít ze vzoru pouze ty části, které se pro konkrétního zaměstnavatele hodí.

Předmětem činnosti společnosti je ..... (uvede se podle zápisu ve veřejném rejstříku, např. nákup zboží za účelem jeho prodeje, poskytování stravovacích a jiných služeb veřejnosti, pronájem obchodních ploch, výroba potravinářského zboží, oprava motorových vozidel), a to v .............. (místo).

Komentář:

Vydává-li společnost pracovní řád (§ 306 ZP), musí dbát na soulad předmětu činnosti v obou vnitropodnikových normách, zejména v ustanoveních pracovního řádu o možném střetu zájmů a povinnosti zaměstnanců zachovávat obchodní tajemství.

Ředitele ustanovuje představenstvo společnosti. Ředitel mu za svou činnost odpovídá a je povinen je o své činnosti informovat v termínech a v rozsahu určeném stanovami společnosti. Povinnosti a oprávnění ředitele se řídí tímto organizačním řádem a stanovami společnosti. Ředitel je zejména oprávněn:

a) vydávat po schválení představenstvem vnitřní normy řízení, zejména organizační, spisový, pracovní a mzdový řád,

b) činit neodkladné úkony ke splnění úkolů uložených mu oprávněnými orgány státní správy s povinností informovat o nich neprodleně předsedu představenstva,

c) schvalovat interní plány, harmonogramy a výkazy (včetně statistických) a řídit činnost svých poradních orgánů,

d) uzavírat a rozvazovat pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr,

e) ustanovovat do funkcí vedoucí zaměstnance a, je-li to s nimi dohodnuto, je též odvolávat,

f) uzavírat smlouvy podle občanského zákoníku,

g) uzavírat dohody o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování,

h) uzavírat kolektivní smlouvu,

i) ........... (případná další ustanovení)

Společnost se člení na tyto organizační útvary:

• útvar ředitele

• úsek obchodní

• úsek provozně-technický

• úsek ekonomický

Organizační schéma je uvedeno v příloze.

Ředitel odpovídá za celkový chod společnosti, za řádné hospodaření se svěřeným majetkem a za jeho ochranu. Zastupuje společnost navenek ve věcech, které se týkají její činnosti. K zajištění činnosti společnosti vydává příkazy, které jsou závazné pro všechny zaměstnance. Činí opatření k zamezení jakékoli formy diskriminace a v zájmu rovného zacházení se zaměstnanci. Jsou mu podřízeny všechny organizační útvary společnosti prostřednictvím jejich vedoucích.

Přímo řídí:

• sekretariát

• personální referát

• kontrolní oddělení

• podnikového právníka.

V gesci ředitele je jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky vyplývající z čl. 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů ("nařízení") a ze zákona o zpracování osobních údajů ("zákon o zpracování"). Pověřenec pro ochranu osobních údajů je ve své funkci nezávislý při plnění úkolů vymezených v čl. 39 nařízení.

Sekretariát vede veškerou agendu ředitele, evidenci písemností a pořizuje zápisy z jednání gremiální porady. Vede lhůtník úkolů vedoucích zaměstnanců (oddíl V bod 1) a podává řediteli zprávy o jejich splnění.

Personální oddělení zajišťuje komplexní personální agendu společnosti. Navrhuje řediteli podle požadavků vedoucích úseků ke schválení přijímání a propouštění zaměstnanců, připravuje pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, sestavuje podle požadavků oprávněných vedoucích zaměstnanců výpovědi z pracovního poměru a dohody o jeho skončení a předkládá je řediteli k podpisu. Sleduje, zda je při výběru zaměstnanců dodržován zákaz diskriminace a stanovení rovných podmínek pro tento výběr. Dbá na dodržování předpisů pro zaměstnávání cizinců. Odpovídá za evidenci pracovní doby ve smyslu § 96 ZP. Vede osobní spisy zaměstnanců, eviduje jejich nároky na dovolenou a sleduje čerpání dovolených podle schváleného rozvrhu. Sleduje a eviduje případy pracovní neschopnosti a dalších překážek v práci na straně zaměstnance. Předává mzdové účtárně potřebné podklady pro výpočet náhrad mezd a nemocenských dávek. Vede další předepsanou evidenci a odpovídá za styk s příslušnými orgány státní správy, zejména s úřadem práce, zvláště pokud jde o hlášení volných pracovních míst, a s inspektorátem práce. V případě potřeby navrhuje uzavření dohody s úřadem práce o úhradě nákladů na přípravu osob se zdravotním postižením nebo na zřízení chráněného pracovního místa (dílny). Zajišťuje ve spolupráci s ostatními útvary plnění povinného procenta zaměstnaných osob se zdravotním postižením. Dbá na dodržování zákonných ustanovení k ochraně osobních údajů, zejména na oznamovací povinnost vůči Úřadu na ochranu osobních údajů. Navrhuje řediteli okruh zaměstnanců, s nimiž má být uzavřena dohoda o konkurenční doložce (§ 310 ZP), a připravuje ve spolupráci s podnikovým právníkem text této dohody.

Kontrolní oddělení kontroluje především hospodaření jednotlivých pracovišť společnosti zásadně podle jím navrženého důvěrného plánu schváleného ředitelem. V případě potřeby je oprávněno si vyžádat od ředitele pověření k mimořádné kontrole. Dále kontroluje dodržování antidiskriminačního zákona a příslušných obecně závazných předpisů, stejně jako vnitřních předpisů vedoucími jednotlivých organizačních útvarů i zaměstnanci. Výsledky kontrol předkládá řediteli spolu s návrhem nápravných opatření k dalšímu řízení. Řídí práci inventurníků a sestavuje plán inventarizací, výsledky inventur předkládá k dalšímu projednání předsedovi inventarizační komise.

Podnikový právník posuzuje věcnou i formální správnost všech uzavíraných smluv (dohod) a vydávaných vnitřních předpisů a dbá na jejich soulad s obecně závaznými právními předpisy. V závažných případech sestavuje na základě pověření ředitelem text smluv (dohod) a vnitřních předpisů sám a po projednání s příslušnými vedoucími zaměstnanci jej předkládá řediteli ke schválení a následně k podpisu. Podává výklad právních předpisů v zájmu zamezení případným stížnostem nebo sporům mezi zaměstnanci. Zastupuje společnost při soudních a rozhodčích sporech. V případě potřeby navrhuje způsob mimosoudního vyrovnání a předkládá jej řediteli k rozhodnutí.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů ("pověřenec") je hlavním garantem dodržování nařízení a interních směrnic upravujících nakládání s osobními údaji. Pověřenec poskytuje informace a poradenství všem zaměstnancům společnosti, jakož i dalším osobám podílejících se na zpracování osobních údajů, o jejich povinnostech podle nařízení a zákona.

Pověřenec musí být vedením společnosti, jakož i zaměstnanci společnosti konzultován ve všech zásadních otázkách týkajících se zpracování a/nebo ochrany osobních údajů a je zapojen do veškerých záležitostí souvisejících s ochranou osobních údajů.

Úkoly pověřence:

• monitoruje soulad s nařízením a zákonem o zpracování a interními předpisy společnosti ve věci nakládání s osobními údaji, včetně rozdělení odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy zaměstnanců zapojených do operací zpracování a souvisejících auditů,

• poskytuje poradenství na požádání, pokud jde o posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a monitorování jeho uplatňování podle čl. 35 nařízení,

• komunikuje a spolupracuje jménem společnosti s Úřadem pro ochranu osobních údajů a zejména zajišťuje jménem společnosti veškerá příslušná podání k tomuto Úřadu. Především se jedná o předchozí konzultaci dle čl. 36 nařízení a předávání osobních údajů do zahraničí podle čl. 44 a násl. nařízení,

• plní i další povinnosti stanovené interními předpisy…