Oběh účetních dokladů

4.5

Oběh účetních dokladů

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Struktura vnitřního předpisu o oběhu účetních dokladů je zaměřena na:

1. Vymezení základních souvislostí

2. Základní fáze oběhu účetních dokladů

3. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů

4. Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů

Jedna z možných variant:

1. Vymezení základních souvislostí

Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady. Pro každý druh dokladu je třeba stanovit samostatnou číselnou řadu a zabezpečit průběžné číslování dokladů bez mezer a duplicit. Dokladové řady – jejich vymezení – zahrnuje vnitřní předpis "Systém zpracování účetnictví".

Metodické vymezení

Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:

a) označení účetního dokladu,

b) obsah účetního případu a jeho účastníky,

c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,

e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),

f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (věcná správnost) a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (formální správnost);

podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů.

Výše uvedené skutečnosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů.

Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ znamená potvrzení, že účetní případ je věcně správný. Například (viz dále) vedoucí zásobování svým podpisem na přijaté faktuře potvrdí, že zboží došlo v požadovaném množství, kvalitě, ceně apod.

Podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu je zpravidla záležitost účetního, který potvrdí, že doklad je formálně správný, má předepsané náležitosti a byl zaúčtován.

Konkrétní záznam (např. i daňový doklad) se stává účetním dokladem, pokud obsahuje předepsané náležitosti.

2. Základní fáze oběhu účetních dokladů:

• Vystavení (obdržení), třídění, číslování

• Přezkoušení správnosti (věcná a formální správnost)

• Určení účtovacího předpisu a zaúčtování

• Úschova v běžném roce

• Archivace

• Skartace

Oběh účetních dokladů

• Prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po archivaci.

• Vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti.

• Uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).

3. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů

Přijaté faktury jsou:

• předány ekonomickému úseku,

• roztříděny na faktury ze zahraničí a tuzemské a dále na faktury na pořízení dlouhodobého majetku, na pořízení materiálu a režijní,

• označeny interní číselnou řadou,

• zapsány do knihy došlých faktur,

• předloženy pracovníkovi (oddělení), který ověří věcnou správnost.

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru:

• u zahraničních faktur – ............

• u faktur na pořízení dlouhodobého majetku – ............

• u materiálových faktur – ............

• u režijních faktur – ............

Ověřený originál faktury předá uvedený pracovník neprodleně (nejpozději do ......... ) k proúčtování.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru

• u zahraničních faktur – ............

• u faktur na pořízení dlouhodobého majetku – ............

• u materiálových faktur – ............

• u režijních faktur – ............

Ověřený doklad předá pracovník účtárny k automatizovanému zpracování a poté k založení (úschově).

Vystavené faktury (dle jednotlivých typů vydaných faktur, včetně termínů předávání)

Pracovník odpovědný za fakturaci:

- vystaví faktury,

- předá je denně k proúčtování do ekonomického úseku, kde je faktura zapsána do knihy vystavených faktur a předložena k automatickému zpracování a založení.

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

____________________________________________________________________________

Bankovní doklady

Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník ekonomického útvaru, předává odsouhlasené a schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu účtů peněžních prostředků s bankovními výpisy.

Časový průběh: .....

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: ..............

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru: .............

Veškeré záznamy, které se týkají disponováním s peněžními prostředky na účtech peněžních prostředků, budou podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu.

Výdajové a příjmové pokladní doklady

Na základě příslušného odsouhlaseného dokladu (paragonu na drobná vydání, cestovního příkazu apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní výdajový doklad, zaznamená výdaj v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Na základě příjmu peněz v hotovosti (výběr peněz na výplaty, tržby v hotovosti apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní příjmový doklad, zaznamená příjem v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Termíny předávání: ......

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru:…