Covid vyhnal zaměstnance z kanceláří domů, kde se části obývacích pokojů, ložnic, u těch šťastnějších pak celé pokoje staly na dlouhé (a stále ještě nekončící) měsíce jejich domácím pracovištěm, anglicky "home office". Ano má to řadu výhod – firma snad něco málo ušetří a pracovník je více tzv. v pohodě, ovšem i nevýhod. A pracují-li takto doma oba dospělci, k tomu probíhá on-line školní výuka potomků, pak se to podobá telefonní ústředně, úlu a blázinci. Nás ovšem nebudou zajímat aspekty sociální, ani právní – od toho jsou povolanější. Zaměříme se na daňové souvislosti práce doma.
ZÁVISLÁ PRÁCE VYKONÁVANÁ V BYDLIŠTI ZAMĚSTNANCE
Přes rozmáhající se praxi na závislou práci vykonávanou doma, v bydlišti zaměstnance zákoník práce – zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, dále jen "ZP" – nějak zapomněl; je normou spíše minulého století. Přitom není pochyb, že tuto praxi umožňuje, jak vyplývá z § 2 ZP, podle kterého je možno závislou práci vykonávat nejen na pracovišti zaměstnavatele, ale popřípadě "na jiném dohodnutém místě" – tedy třeba i v místě bydliště daného zaměstnance. Změna místa výkonu práce ovšem vyžaduje souhlas (dohodu) obou stran – zaměstnavatel práci doma nemůže jednostranně nařídit, a ani zaměstnanec si ji nemůže prosadit proti jeho vůli.
Jediným ustanovením, které se této problematiky výslovně týká, je prozatím § 317 ZP. Dopadá ale jen na situaci, kdy si zaměstnanec při práci z domova podle dohodnutých podmínek sám rozvrhuje pracovní dobu, což ale nezbavuje zaměstnavatele povinnosti vést evidenci pracovní doby. Proto lze doporučit v dohodě o home office zaměstnanci uložit povinnost součinnosti nebo pravidelného zasílání přehledu odpracované doby.
Snad s výjimkou ryze individuálních kreativních zaměstnanců ale obvykle zaměstnavatel požaduje, aby zaměstnanec i při práci doma dodržoval standardní zaměstnavatelem rozvrženou pracovní dobu. Důvody jsou ryze praktické - zájem, aby byl domácký zaměstnanec k zastižení svými kolegy a nadřízenými, případně zákazníky a obchodními partnery zaměstnavatele. V takovém případě se ovšem výše uvedené výjimky § 317 ZP vůbec neuplatní a tito domáčtí pracovníci mají standardní právo na veškeré příplatky ke mzdě.
Volba domácího pracoviště má vliv i na cestovní náhrady, které zaměstnanci náležejí hlavně z důvodu pracovních cest, na které jsou vysláni zaměstnavatelem k výkonu práce mimo své pravidelné pracoviště. Přičemž § 34 odst. 2 ZP zřejmě nebrání dvojímu vymezení místa pravidelného pracoviště zaměstnance. Takže po část pracovního týdne, kdy standardně chodí do sídla nebo provozovny zaměstnavatele, bude mít pravidelné pracoviště právě tam a ve dnech, kdy pracuje doma, bude mít (dočasně) pravidelné pracoviště v místě bydliště.
I v případech home office platí základní obecná pracovněprávní zásada stanovená v § 2 ZP, že závislá práce (zaměstnání) musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. Prakticky řečeno, všechny výdaje vynaložené zaměstnancem z důvodu jeho závislé práce doma by mu měl zaměstnavatel proplatit (nahradit). Což v praxi bývá nejčastějším "jablkem sváru" a vlastně pouze tomuto aspektu home office – z daňového hlediska – se budeme již dále plně věnovat. Protože jak známo, o peníze jde (téměř) vždy až na prvním místě.
NÁHRADA ZA OPOTŘEBENÍ MAJETKU ZAMĚSTNANCE
I když zaměstnanec vykonává závislou práci doma, tak tato slouží pouze potřebám jeho zaměstnavatele. Přičemž § 2 ZP prakticky odpovídá tradičnímu, tzv. hospodskému rčení: "Kdo poroučí, ten platí!" Jestliže tedy určité výdaje zaměstnanec vynaložil za zaměstnavatele, resp. v jeho zájmu, pak je povinen mu je nahradit. To upřesňuje § 151 ZP: "Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce (...)". Načež se další paragrafy věnují převážně náhradám cestovních výdajů (stravné, jízdné, nocležné apod.), a jen jediný § 190 ZP pamatuje na náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce:
- Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.
- Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na používání motorového vozidla, u kterého se poskytování náhrad řídí § 157 až § 160 ZP.
Zaměstnavatel tak musí poskytovat zaměstnanci náhrady za opotřebení jeho hmotného movitého majetku, který podle pokynů zaměstnavatele využívá při závislé práci. Výjimka v odstavci 2 se týká motorových vozidel, u nichž se náhrady za opotřebení řídí speciální právní úpravou jízdních cestovních náhrad.
Jakých konkrétních osobních věcí (majetku) zaměstnanců se mohou náhrady za opotřebení týkat? To samozřejmě záleží zejména na druhu závislé práce, přičemž u běžné kancelářské činnosti jsou typické zejména:
-
stolní počítač nebo notebook včetně příslušenství (monitor, tiskárna, externí paměť pro zálohování dat),
-
odborné publikace týkající se pracovní náplně účetní, právníka, překladatele, ekonoma a dalších profesí,
-
pracovní stůl, židle, lampa, knihovna, případně trezor atd. využívané při práci pro zaměstnavatele doma,
-
soukromý mobilní telefon, na kterém pracovníka musí šéf, dispečer nebo zákazník kdykoli zastihnout.
Podstatné je, aby s použitím dané věci zaměstnavatel souhlasil, nemůže jít o jednostrannou volbu zaměstnance, aby si tak náhradami vylepšil výplatu. Závislá práce je totiž zásadně vykonávána podle pokynů zaměstnavatele, který může usoudit, že nežli platit náhrady za majetek zaměstnance, tak mu raději poskytne pro práci na domácím pracovišti vlastní notebook apod. Náhrady by se měly týkat jen věcí prokazatelně sloužících k výkonu práce (přímo či nepřímo), což asi nebude gauč a postel, kde zaměstnanec odpočívá a čeká na inspiraci.
ZDANĚNÍ NÁHRADY ZA OPOTŘEBENÍ MAJETKU ZAMĚSTNANCE
Do jakého druhu příjmu patří náhrady za opotřebení majetku zaměstnance? Není pochyb, že souvisí s výkonem jeho zaměstnání, proto dle § 6 odst. 1 písm. d) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP"), náhrady spadají do příjmů ze závislé činnosti. Bylo by však spravedlivé zdaňovat tento příjem jako mzdu? Vždyť se zaměstnanci nijak nezvýšil majetek, pouze nahradil jeho úbytek – opotřebení movitých věcí.
Pro názornost si představme, že si pan Petr koupil za 1 000 Kč náplň (toner) do své domácí tiskárny. Načež jej zcela spotřeboval jen pro potřeby zaměstnavatele v rámci výkonu závislé činnosti zčásti doma. Zcela po právu proto od zaměstnavatele obdrží takto v jeho zájmu vynaložených a prokázaných 1 000 Kč za spotřebovaný toner. Pokud by tuto náhradu měl zdanit, pak by na svou vstřícnost doplatil – nejenže by neměl onu náplň do tiskárny, ale ani celých 1 000 Kč, které měl před její koupí. Ekonomicky by si tak evidentně pohoršil a zdanění náhrady za opotřebení soukromé tiskárny zaměstnance by nebylo spravedlivou daní ze zvýšení jeho majetku.
Proto náhrady za opotřebení majetku zaměstnance najdeme mezi příjmy ze závislé činnosti, které nejsou předmětem daně z příjmů podle § 6 odst. 7 písm. d) ZDP, takže uniknou i povinnému pojistnému: "Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně, ... dále nejsou ... d) náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce, ..."
Daňově výhodná situace panuje i na straně zaměstnavatele, kde jsou náhrady za opotřebení daňovým výdajem (nákladem) podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, tedy protože jde o "výdaje (náklady), k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů", a to konkrétně dle výše citovaného § 190 ZP. V případě, že jsou tyto náhrady výdajů hrazené v paušální výši, jsou pro zaměstnavatele daňově účinné podle § 24 odst. 2 písm. x) ZDP.
Příklad č. 1 – Náhrady za opotřebení majetku při práci doma
Paní Lenka je překladatelkou firmy ABC, s. r. o., a kvůli omezení pohybu osob pracuje doma. Dohodla se se zaměstnavatelem na tom, že pro něj bude všech pět pracovní dnů v týdnu pracovat doma na vlastním počítači. Současně byly sjednány náhrady za opotřebení osobního majetku paní Lenky využívaného pro výkon práce takto:
-
za počítač včetně softwaru, monitoru, klávesnice, myši a tiskárny činí finanční náhrada 100 Kč za den,
-
za pracovní stůl, židli, stolní lampu a překladatelské slovníky byla dohodnuta náhrada 60 Kč za den,
-
v tyto dny je paní Lenka k zastižení pouze na svém mobilním telefonu, za který je náhrada 40 Kč za den.
Zaměstnankyně si tak měsíčně finančně polepší o 200 Kč za den x 5 dnů v týdnu x 4 týdny = 4 000 Kč.
Paušální měsíční náhrada výdajů 4 000 Kč paní Lenky nepodléhá zdanění ani pojistným odvodům a současně se jedná pro zaměstnavatele v plné výši o daňově uznatelný výdaj (náklad).
Praktickou otázkou je, jak výši náhrady za opotřebení vypočítat. Sotva dovodíme nějaké pevné pravidlo např. ve vazbě na dobu použitelnosti. Zpravidla půjde o nějakou "rozumnou" částku vycházející z předpokládané nebo průměrné ekonomické životnosti, po kterou se více méně rovnoměrně rozdělí pořizovací cena předmětné věci, respektive jeho aktuální hodnota (reprodukční pořizovací cena). Přičemž s ohledem na obvykle také její částečné soukromé využívání by měla být takto vypočtená částka ještě dále nějakým způsobem krácena. Tím se dostáváme k § 6 odst. 8 ZDP, jehož tři věty se týkají náhrad za opotřebení majetku zaměstnance. Věta první zní: "Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo uvedeného v kolektivní smlouvě, vnitřním předpise zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů."
Příklad č. 2 – Výpočet paušální náhrady za opotřebení
Pan Petr je zaměstnán v reklamním oddělení firmy, přičemž kvůli covidové pandemii má dohodnuto, že pracuje doma, kde pro práci využívá zejména vlastní přenosný počítač, který si před rokem koupil za 30 000 Kč.
Se zaměstnavatelem byl sjednán a přímo do pracovní smlouvy zakotven výpočet paušální náhrady za opotřebení tohoto počítače. Východiskem byl odhad využitelnosti dotyčného modelu notebooku pro reklamní činnost. Ten byl stanoven na 5 let, předpokládá se tedy jeho využití k práci pro zaměstnavatele ještě po další 4 roky. Při rozpočítání prokázané pořizovací ceny (30 000 Kč) rovnoměrně do celkových 60 měsíců (5 let x 12) vychází 500 Kč měsísčně. S ohledem na využití počítače také pro soukromé potřeby pana Petra a členů jeho rodiny byl dohodnut měsíční paušál za jeho opotřebení ve výši 300 Kč, a to již s přihlédnutím k případným opravám.
Druhá věta § 6 odst. 8 ZDP zní: "Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven." K tomu může v praxi dojít, např. když původně nečekaným způsobem vzrostou skutečné výdaje spojené s vlastním nářadím, zařízením a…
