Inventarizace majetku a závazků

4.27

Inventarizace majetku a závazků

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Příloha č. 1: Termínovaný plán inventur

Příloha č. 2: Inventarizační zápis (vzor)

Příloha č. 3: Složení inventarizačních komisí

Struktura vnitřního předpisu je zaměřena na:

1. Postup při inventarizaci – inventura, inventurní soupis, inventarizační zápis

2. Inventarizační komise

3. Inventarizační rozdíly

4. Ocenění na základě výsledků inventarizace

5. Uložení provedených inventarizací

Jedna z možných variant:

1. Postup při inventarizaci

Zákonem o účetnictví je stanovena povinnost inventarizovat veškerý majetek a závazky minimálně jedenkrát ročně.

Základní vymezení postupu při inventarizaci:

1.1. Zjistit účetní stav a ocenění majetku a závazků

Zabezpečit a ověřit správné ocenění inventarizovaného majetku a závazků na základě zákona o účetnictví, vyhlášky pro podnikatele a ČÚS pro podnikatele, kde je speciálně řešeno ocenění dlouhodobého majetku, zásob, ostatního majetku a závazků včetně oceňování majetku a závazků v cizí měně.

1.2. Zjistit skutečný stav, tj. provést fyzickou nebo dokladovou inventuru

- vyhotovit inventurní soupis

Výsledkem inventur konkrétního majetku a závazků jsou inventurní soupisy.

Termínový plán inventur je uveden v příloze č. 1

Inventurní soupis (§ 30 odst. 7 ZoÚ) musí obsahovat:

• skutečnosti, které umožní jednoznačně určit majetek a závazky,

• podpisový záznam osoby odpovědné za jednoznačné určení majetku a závazků a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury,

• způsob zjišťování skutečných stavů,

• ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,

• ocenění majetku při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,

• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka,

• rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,

• okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Při periodické inventarizaci mohou účetní jednotky při zjišťování skutečného stavu stanovit den, ke kterému skutečný stav zjišťují a který předchází rozvahovému dni (dále jen "rozhodný den"), a mohou dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi tímto dnem a rozvahovým dnem.

Inventuru je možno zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni (viz dále termínovaný plán inventur).

Postup při fyzických inventurách je uveden u konkrétního majetku.

Dokladové inventury:

Jedna z možných variant:

Pohledávky z obchodních vztahů

a) Obchodní pohledávky budou podléhat dokladové inventuře podle jednotlivých odběratelů (zajištěno v rámci účetního programu číslem zákazníka).

b) Způsob zjišťování skutečných stavů bude na základě konfirmačních dopisů odběratelům.

c) Dopisy budou odeslány v termínu po uplynutí 4 týdnů po skončení běžného období; do té doby budou sledovány úhrady pohledávek, které nebyly k rozvahovému dni zaplaceny; v případě jejich zaplacení budou považovány za odsouhlasené a dopis těmto obchodním partnerům již odesílán nebude.

d) V případě cizí měny bude doložen kurzovní lístek ČNB k rozvahovému dni; přepočet pohledávek v cizí měně bude proveden v souladu s účetními předpisy.

e) Pracovníci odpovědní za inventuru a inventarizaci obchodních pohledávek .........

f) Inventurní soupis bude splňovat požadavky stanovené zákonem.

g) Opravné položky a odpisy pohledávek budou řešeny v souladu s vnitřním předpisem "Pohledávky po splatnosti“.

h) Ukončení inventury a inventarizace pohledávek bude do 8 týdnů po rozvahovém dni.

Dokladová inventura ostatních pohledávek a majetku, kde nelze provést fyzickou inventuru

U ostatních pohledávek a majetku, kde nelze provést fyzickou inventuru, se postupuje obdobně; tj. vnitřním předpisem se stanoví termíny, odpovědné pracovníky atd.

Pohledávky a majetek, kde zpravidla nelze provést fyzickou inventuru (nebo lze provést pouze částečně):

• Pohledávky za upsaný základní kapitál

• Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a pořizovaný finanční majetek

• Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek, na zásoby, provozní zálohy

• Poskytnuté zápůjčky

• Účty peněžních prostředků

• Pohledávky vůči státu, institucím sociálního zabezpečení, zaměstnancům, společníkům

• Přechodné pohledávky

• Časové rozlišení

Doložení skutečného stavu:

• vzájemné konfirmační dopisy s externími partnery,

• daňové doklady, včetně dodacích listů,

• bankovní konfirmační dopisy, výpisy z účtů peněžních prostředků

• písemně uzavřené smlouvy,

• daňová přiznání,

• kurzovní lístek ČNB k rozvahovému dni apod.

Při dokladové inventuře zjišťujeme souvislosti jak na základě dokladů uložených ve firmě, tak i na základě odsouhlasení s partnery.

Celá organizace dokladové inventury je plně v kompetenci každé firmy.

Dokladová inventura závazků – postup je obdobný jako u pohledávek.

Inventurní soupisy dle konkrétního majetku a závazků budou předány inventarizačním komisím v rámci školení k inventarizaci.

1.3. Vypracovat inventarizační zápisy podle jednotlivých účtů majetku a závazků s uvedením výsledků inventury

Inventurní soupis je vždy přílohou inventarizačního zápisu.

Vzor inventarizačního zápisu je uveden v příloze č. 2.

Vyhodnocení inventarizace:

Porovnáním skutečných stavů podle inventurních soupisů a stavů účetních zjišťujeme případné inventarizační rozdíly. Rozdíly je třeba prošetřit a správně určit jejich příčinu (může se jednat o chyby v účetnictví, o nedostatky při provádění inventur) a také určit jejich povahu (například manka zaviněná, nezaviněná apod.).

2. Inventarizační komise

Inventarizaci provádí inventarizační komise, které jsou jmenovány ředitelem (předsedou představenstva, finančním ředitelem, jednatelem) vždy na jedno účetní období.

Hlavní inventarizační komise zpracuje závazný termínovaný plán inventur.

Všichni členové inventarizačních komisí budou proškoleni (seznámeni) hlavní inventarizační komisí s vnitřními pravidly o inventarizaci.

Počet inventarizačních komisí a počet a profesní skladbu členů je třeba volit podle rozsahu inventarizovaného majetku a závazků tak, aby bylo v jejich silách zvládnout zodpovědně přidělený rozsah práce. Při velkém objemu inventarizovaného majetku a závazků je vhodné jmenovat i hlavní inventarizační komisi, která činnost dílčích inventarizačních komisí koordinuje.

3. Inventarizační rozdíly

Za inventarizační rozdíl se považují výlučně případy, kdy

a) skutečný stav je nižší než stav v účetnictví – manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin – a rozdíl mezi těmito stavy nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví,

b) skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví – přebytek – a rozdíl mezi těmito stavy nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví.

Mankem nejsou

technologické a technické ztráty vznikající například rozprachem, vyschnutím v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu – jde o tzv. ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob.

Inventarizační rozdíl – manko nebo schodek – se dále posuzuje zejména podle příslušných ustanovení občanského zákoníku, zákona o obchodních korporacích a zákoníku práce o odpovědnosti za škodu a újmu.

Inventarizační rozdíl – přebytek – se dále posuzuje mimo jiné podle příslušných ustanovení občanského zákoníku, zákona o obchodních korporacích o věci ztracené, skryté, opuštěné a majetkovém prospěchu.

Inventarizační rozdíly se účtují v souladu se zákonem o účetnictví na účty provozních nákladů (§ 28 PVZÚ) nebo výnosů (§ 25 PVZÚ), resp. na příslušné účty finančních nákladů nebo výnosů s výjimkou:

a) chybějících cenných papírů, kdy je nutno úbytek z tohoto titulu uvést na odděleném analytickém účtu "Cenné papíry v umořovacím řízení“ a zahájit umořovací řízení,

b) přebytku odpisovaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, který se zachytí na vrub účtu majetku a ve prospěch účtu oprávek přebytek neodpisovaného dlouhodobého hmotného majetku se zachytí na vrub účtu majetku a ve prospěch účtu 413 – Ostatní kapitálové fondy (v souladu s firemním účtovým rozvrhem),

c) přebytku nakoupených zásob, pokud se má oprávněně za to, že k němu došlo chybným účtováním při jejich vyskladnění; účtuje se ve prospěch účtů účtové skupiny 50 – Spotřebované nákupy,

d) přirozených ztrát zásob v rámci norem,

e) přebytků u zásob vlastní výroby včetně zvířat, které se účtují na příslušné účty změny stavu vnitropodnikových zásob.

Poznámka:

V rámci nejasností účtování inventarizačních rozdílů vydala Národní účetní rada interpretaci I-39 Inventarizační rozdíly u zásob a dlouhodobého majetku, ve které upřesňuje někdy protichůdné ustanovení vyhlášky č. 500/2002 Sb. a českých účetních standardů.

Vzájemné zúčtování manka a přebytku zásob

Manka a přebytky zásob lze vzájemně vyrovnávat pouze tehdy, jedná-li se o manka a přebytky zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledem k charakteru druhů zásob, například v důsledku různých rozměrů spojovacích materiálů nebo podobného balení zásob. Převyšuje-li po tomto vyrovnání částka mank částku přebytků, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko; převyšuje-li částka přebytků částku mank, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek (jedná se o výjimku ze zákazu vzájemného zúčtování podle § 58 odst. 1 písm. c) PVZÚ).

Zúčtování inventarizačních rozdílů:

do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků a podle dílčích inventarizačních rozdílů správně proúčtovat (není možné provádět kompenzaci manka a přebytků

na majetku a závazcích, s výjimkou uvedenou ve vyhlášce § 58 PVZÚ). Viz vnitřní předpis "Vzájemné zúčtování“.

4. Ocenění na základě výsledků inventarizace

Při oceňování ke konci rozvahového dne (§ 24 odst. 2 ZoÚ) je třeba zahrnout pouze zisky skutečně dosažené, ale vzít v úvahu všechna předvídatelná rizika a možné ztráty, které se týkají majetku a závazků a jsou známa do okamžiku sestavení účetní závěrky, a dále všechna snížení hodnoty bez ohledu na to, zda je výsledkem hospodaření účetního období zisk nebo ztráta (= zásada opatrnosti).

Ustanovení o oceňování výše uvedená vyjadřují rezervy, opravné položky a odpisy majetku (§ 26 odst. 3 ZoÚ).

Rezervy jsou určeny k pokrytí závazků nebo nákladů, jejichž povaha je jasně definována a u nichž je k rozvahovému dni buď pravděpodobné, že nastanou, nebo jisté, že nastanou, ale není jistá jejich výše nebo okamžik jejich vzniku. K rozvahovému dni musí rezerva představovat nejlepší odhad nákladů, které pravděpodobně nastanou, nebo v případě závazků částku, která je zapotřebí k vypořádání. Rezervy nesmějí být použity k úpravám hodnot aktiv. Rezervami se dále rozumí jiné rezervy podle zvláštních právních předpisů.

Opravnými položkami se vyjadřuje přechodné snížení hodnoty majetku.

Odpisy majetku vyjadřují trvalé snížení jeho hodnoty.

Pokud se při inventarizaci zjistí, že hodnota závazků je vyšší, popřípadě i nižší než jejich výše v účetnictví, uvedou se závazky v účetnictví a v účetní závěrce v tomto zjištěném ocenění.

Zásady pro tvorbu a používání opravných položek jsou stanoveny vnitřním předpisem "Zásady pro tvorbu a použití opravných položek"

Zásady pro tvorbu a používání rezerv jsou stanoveny vnitřním předpisem "Zásady pro tvorbu a použití rezerv"

5. Uložení provedených inventarizací

Firma je povinna prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.

Archivace účetních dokladů je řešena vnitřním předpisem "Úschova (archivace) účetních záznamů"

Příloha č. 1: Termínovaný plán inventur