Podle stavu právních předpisů platných ke 13. 12. 2022 a jejich předpokládaného účinného znění k 1. 1. 2023
V reakci na to, že k 1. lednu 2023 má novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů dojít (nicméně tomu tak nakonec být nemusí – viz dále) k rozšíření okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je zřizována) ze zákona, byl ke stejnému datu novelizován daňový řád.
V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. 1. 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou však z této povinnosti vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost.
Výše uvedená novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů počítá s možností požádat o znepřístupnění datové schránky zřizované ze zákona typu „datová schránka fyzické osoby“ (nikoliv však typu „datová schránka podnikající fyzické osoby“). Pokud v tomto směru nedojde další novelizací zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ke změně, zpřístupnění datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“ zřízené ze zákona by povinnost podat formulářová podání v elektronické podobě stejně nezaložilo.
Zpřístupnění jiného typu datové schránky zřizované zákona (než „datové schránky fyzické osoby“) má podstatný dopad mj. na formu komunikace osob, kterým se takové datové schránky mají od 1. ledna 2023 zřizovat, s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání budou tyto osoby nově povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky.
Existence povinnosti učinit podání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je podání činěno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.
Např. byla-li datová schránka daňovému subjektu zřízena ze zákona dne 20. 7. 2022 a k jejímu zpřístupnění došlo dne 27. 7. 2022, tak neměl-li tento daňový subjekt zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a podával sám daňové přiznání např. dne 22. 7. 2022, nemusel tak učinit elektronicky. Pokud by však za tento daňový subjekt podal dne 22. 7. 2022 daňové přiznání zástupce mající k tomuto dni zpřístupněnu svoji datovou schránku zřízenou ze zákona, musel by uvedené daňové přiznání podat výhradně elektronicky.
V případě datových schránek fyzických osob je uvedenou novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů zavedeno jejich zřizování „automaticky“ ze zákona, jakmile fyzická osoba poprvé použije přihlášení Identitou občana, resp. použije prostředek pro elektronickou identifikaci (bankovní identitu, mojeID, eObčanku apod.) – k tomu viz informace ze dne 5. 10. 2022 na webové adrese https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/ Pokud ale fyzická osoba nebude chtít takto zřízenou datovou schránku využívat, bude si ji moci na základě žádosti znepřístupnit (tedy ve své podstatě deaktivovat). Tato právní úprava zřizování datových schránek nepodnikajících fyzických osob nicméně ještě může doznat jistých změn (nebýt vůbec zakotvena), neboť aktuálně je v legislativním procesu projednáván návrh na její novelizaci (Sněmovní tisk 333 - https://www.psp.cz/sqw/historie.sqw?o=9&t=333).
Datové schránky podnikajících fyzických osob (typicky OSVČ) mají být podnikajícím fyzickým osobám zřizovány „automaticky“ po jejich zápisu do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. V případě takto zřízené datové schránky podnikající fyzické osoby se nepočítá s možností ji znepřístupnit na žádost.
Datovou schránku právnické osoby má Ministerstvo vnitra „automaticky“ zřídit právnickým osobám zapsaným v registru osob, bez možnosti jejího znepřístupnění na žádost.
Možnost podat žádost o dobrovolné zřízení datové schránky má zůstat zachována jak pro „datové schránky fyzické osoby“, tak „datové schránky podnikající fyzické osoby“ i „datové schránky právnické osoby“.
Změna může být problematická zejména pro Společenství vlastníků jednotek (SVJ), protože uvedená novela se dotýká i jich.
Zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane. Má však možnost využít doplňkovou placenou službu Datový trezor, nebo si datovou zprávu stáhnout do počítače (ev. do mobilního telefonu, resp. na jakýkoli datový nosič), případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB). Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná, zpoplatněná je však komerční zpráva adresovaná např. bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií apod.
Komplexní informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx
Otázky a odpovědi
Podle stavu právních předpisů platných ke 13. 12. 2022 a jejich předpokládaného účinného znění k 1. 1. 2023)
1. Kdo bude mít povinně datovou schránku od 1. 1. 2023?
Gestorem datových schránek je Ministerstvo vnitra. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx. S účinností od 1. 1. 2023 má být datová schránka „automaticky“ ze zákona zřizována:
- Každé právnické osobě zapsané v registru osob – nejen právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, jak tomu je v současné době (2022), ale i právnickým osobám, jako jsou např. nadace, spolky nebo společenství vlastníků.
- Podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku – dosud byly datové schránky těmto osobám (typicky OSVČ) zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však datovou schránku „podnikající fyzické osoby“ zřídí Ministerstvo vnitra „automaticky“.
- Každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která „použije prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například eObčanku, bankovní identitu apod.) vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci. Tyto osoby budou moci požádat o znepřístupnění (deaktivaci) této datové schránky.
2. Od 1. ledna 2023 na mě padne povinnost mít datovou schránku – kde a jak si jí zřídím?
Datovou schránku v takovém případě zřídí Ministerstvo vnitra automaticky, tedy aniž by se podávala žádost o její zřízení. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx.
3. Jak si zruším datovou schránku?
O zrušení datové schránky není možné žádat, v některých případech je však možné požádat Ministerstvo vnitra o její znepřístupnění (ve své podstatě o deaktivaci). Na základě žádosti lze datovou schránku znepřístupnit jde-li o datovou schránku zřizovanou na žádost (nikoli „automaticky“ ze zákona), nebo o „datovou schránku fyzické osoby“ (nikoli „datovou schránku podnikající fyzické osoby“). Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx.
4. Může mi někdo datovou schránku obstarávat?
Toto možné je. Konkrétní informace jsou dostupné v Provozním řádu ISDS dostupném např. prostřednictvím webové adresy https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/81.html
5. Hrozí mi od finančního úřadu pokuty, pokud s ním nebudu po 1. 1. 2023 komunikovat přes datovou schránku?
Nevyužívání zpřístupněné datové schránky zřízené ze zákona, kterou nelze znepřístupnit na žádost, ke komunikaci s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) sice samo o sobě není důvodem pro uložení pokuty, může to však mít jiné důsledky.
Právní předpisy v některých případech stanoví povinnost komunikovat se správcem daně (slovy zákona „činit podání“) výhradně elektronicky. Tuto povinnost lze splnit právě např. komunikováním (např. zasláním daňového přiznání) prostřednictvím datové schránky, ale i jinými připuštěnými způsoby elektronické komunikace na dálku (lze doporučit využít aplikaci Elektronická podání pro Finanční správu nebo aplikaci Online finanční úřad – obě jsou dostupné např. prostřednictvím www.mojedane.cz).
Není-li podání učiněno elektronicky, ačkoli jiná forma, než elektronická není pro jeho učinění v daném případě připuštěna, může to vést ke vzniku povinnosti uhradit pokutu, nestanoví-li právní předpisy jiný následek (např. neúčinnost takového podání, na které se zjednodušeně řečeno hledí tak, jako by nebylo učiněno).
6. Pokud mi má být automaticky datová schránka zřízena do 31. března 2023 – musím už za rok 2022 podat daňové přiznání k dani z příjmů elektronicky a vyčkat s jeho podáním do zřízení datové schránky, nebo mohu ještě podat přiznání na papírovém formuláři? A musím čekat na zaslání přístupových údajů do datové schránky?
Dokud podateli nevznikla povinnost podat daňové přiznání k dani z příjmů výhradně elektronicky (viz další odstavce), může k jeho podání zvolit listinnou (papírovou) formu a v listinné formě ho podat, i kdyby již reálně očekával, že mu povinnost podat toto daňové přiznání výhradně elektronicky (klidně i v brzké době) vznikne. S podáním daňového přiznání tak nemusí vyčkat do okamžiku sdělení přístupových údajů do jemu nově zřizované datové schránky, jak se o tom zmiňujete ve Vašem dotaze.
Další souvislosti:
Z pohledu vzniku povinnosti podat daňové přiznání elektronicky v návaznosti na existenci datové schránky není již dnes podle účinné právní úpravy rozhodný okamžik zřízení datové schránky zřízené ze zákona (datová schránka zřízená na žádost povinnost podat daňové přiznání výlučně elektronicky nezakládá), ale až její zpřístupnění.
Ke zpřístupnění datové schránky zřízené ze zákona dojde prvním přihlášením některé z osob definovaných zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra bezodkladně po zřízení datové schránky), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.
Existence povinnosti podat přiznání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je daňové přiznání podáváno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.
Např. byla-li datová schránka daňovému subjektu zřízena ze zákona dne 20. 7. 2022 a k jejímu zpřístupnění došlo dne 27. 7. 2022, tak neměl-li tento daňový subjekt zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a podával sám daňové přiznání např. dne 22. 7. 2022, nemusel tak učinit…
