Dříve žádaný benefit se po dobu pandemie stal v mnohých firmách nezbytnou nutností a byl zaveden v podstatě ze dne na den. V dané době zaměstnavatelé tolik nevěnovali pozornost tomu, jak správně nastavit dokumentaci a pravidla pro práci z domova. Nyní, snad již s ustupující pandemií, nastal pro zaměstnavatele správný čas zamyslet se nad tím, jak pojmout možnost práce z domova do budoucna a nastavit k tomu odpovídajícím způsobem potřebnou dokumentaci.
V našem článku si tedy projdeme základní témata související s prací z domova a podíváme se, na co by se měl zaměstnavatel v rámci nich zaměřit.
PRÁVNÍ ÚPRAVA PRÁCE Z DOMOVA
I před dřívější pokusy a setrvalé volání po právní úpravě regulující práci z domova či obecně z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, nemá český zákoník práce stále žádnou specifickou úpravu této otázky. Jedinou úpravou jsou pravidla pro tzv. domácké zaměstnance, u těch se ovšem předpokládá vlastní rozvrhování pracovní doby. Na běžné zaměstnance, kteří z domova pracují v zaměstnavatelem stanovené pracovní době (byť třeba pružné), se tak tento režim neaplikuje. Práci na dálku (včetně práce z domova) pak má blíže upravovat připravovaná novela zákoníku práce, která je nicméně v současnosti teprve v připomínkovém řízení.
Při posuzování pravidel vztahujících se na práci z domova v současnosti tak bude nutné vycházet zejména z obecných pravidel zákoníku práce, jako je např. povinnost zaměstnavatele nést náklady spojené s výkonem závislé práce, zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci, nahradit zaměstnanci škodu vzniklou při výkonu práce a další.
Z obecných pravidel zákoníku práce nám také vyplývá, že práce zaměstnance z domova či jiného soukromého místa musí být vždy založena na základě dohody se zaměstnancem a zaměstnavatel ji tak nemůže zaměstnanci nařídit – to nakonec nebylo možné ani na základě krizových protiepidemických opatření právě pro chybějící zákonný podklad. Požadavek dohody přitom platí i v případě, že se domácí pracoviště nachází v rámci sjednaného místa výkonu práce, které musí být ujednáno v každé pracovní smlouvě (důvodem je ochrana obydlí, která vyplývá mimo jiné i z Listiny základních práv a svobod). Není ovšem vyloučeno, že si zaměstnavatel se zaměstnancem již v pracovní smlouvě dohodne, že v budoucnu mu může (buď na jednotlivé dny či i na delší období) práci z domova nařídit – takový přístup je nicméně zatím spíše výjimečný.
S ohledem na to, že základ výkonu práce z domova musí být smluvní, doporučujeme rovnou v takové dohodě upravit i základní otázky tohoto způsobu výkonu práce. Dohoda by pak ideálně měla odkazovat na relativně podrobnější směrnici zaměstnavatele, která bude jednotlivé aspekty práce z domova (např. proces schvalování či otázky BOZP) upravovat blíže. Pouze v případech zcela občasné a výjimečné práce z domova bychom považovali za přijatelné se spokojit jen s ústní či konkludentní dohodou o takovém způsobu výkonu práce, vztahující se obvykle k jednomu konkrétnímu dni. Připravovaná novela zákoníku práce pak má zavést dokonce povinnost mít dohodu o práci z domova v písemné formě.
V případě, že dohodou o práci z domova smluvní strany nemění či nerozšiřují místo výkonu práce sjednánu v pracovní smlouvě (zaměstnanec má sjednání např. celou ČR jako místo výkonu práce a jeho domácí pracoviště se tak nachází v rámci sjednaného místa výkonu práce), nebude dohoda o práci z domova podléhat režimu § 334 ZP a násl., což znamená, že ji lze uzavřít i elektronicky s použitím tzv. prostých elektronických podpisů, a to i vzdálenou cestou.
Naopak, pokud by se domácí pracoviště nacházelo mimo sjednané místo výkonu práce, představovala by dohoda o práci z domova fakticky dodatek (změnu) pracovní smlouvy. V takovém případě je při uzavírání dodatku elektronickými prostředky nutné vyhovět požadavkům § 334 a násl. ZP. To prakticky znamená, že pokud se má dohoda uzavřít vzdáleně, musí obě strany použít tzv. uznávaný elektronický podpis. Pouze pokud by k uzavření docházelo na místě za přítomnosti obou stran (např. na personálním oddělení), je možné dohodu uzavřít elektronicky i s použitím prostých elektronických podpisů. Dle výše zmiňovaného návrhu novely zákoníku práce by nicméně snad i tato komplikace měla vypadnout, když pracovní smlouvy a jejich dodatky mají být vyřazeny z přísného režimu doručování.
PODMÍNKY VÝKONU PRÁCE Z DOMOVA
Primárně by zaměstnavatel měl nastavit pravidla pro schvalování práce z domova, není-li pracovní režim zaměstnance pevně sjednán (např. z domova pracuje každý týden ve čtvrtek a pátek). Pokud je práce z domova založena na žádosti zaměstnance, doporučujeme jednoznačně stanovit, jak a s jakým předstihem má být takový požadavek zaměstnance podán, kdo ho bude schvalovat a zejména za jakých podmínek může zaměstnavatel případnou žádost zaměstnance odmítnout. I při umožnění práce z domova je zaměstnavatel vázán povinností rovného zacházení se všemi srovnatelnými zaměstnanci, přičemž jasné nastavení podmínek schvalování pak napomáhá předcházet odlišnému přístupu např. mezi jednotlivými vedoucími zaměstnanci ke svým podřízeným.
Dále by se měl zaměstnavatel také zamyslet nad vhodným nastavením pracovní doby. V rámci výkonu práce z domova lze aplikovat jak pevnou, tak pružnou pracovní dobu. Je na zaměstnavateli, zda ponechá při práci z domova stejný režim pracovní doby jako při práci na standardním pracovišti, nebo naopak nastaví režim odlišný. Lze si představit např. situaci, kdy při práci z pracoviště bude zaměstnavatel umožňovat pružnou pracovní dobu, ale při práci z domova bude požadovat výkon práce v pevně stanovené pracovní době, aby měl jistotu o řádném využívání pracovní doby zaměstnancem a jeho dosažitelnosti. Podle našeho názoru se v takovém případě o nerovné zacházení nejedná, jelikož se jedná o zaměstnance v objektivně odlišném postavení (o nerovné zacházení by mohlo jít, pouze pokud by stejný režim neplatil pro všechny zaměstnance pracující z domova).
Při umožnění pružné pracovní doby při práci z domova by pak zaměstnavatel neměl zapomenout také správně nastavit limity volitelné pracovní doby tak, aby zejména zaměstnanci nevykonávali práci v noci či o víkendech (při práci na standardním pracovišti často tyto limity vyplynou z faktické nedostupnosti pracoviště v těchto obdobích), případně aby nepřesáhli maximální délku směny a dodrželi povinné přestávky v práci (v rámci jedné směny, mezi směnami a v týdnu). Obecně je za dodržování všech pravidel souvisejících s pracovní dobou stále plně odpovědný zaměstnavatel, což platí i pro práci z domova.
Výše uvedené platí také pro evidenci pracovní doby, kterou je zaměstnavatel stále povinen vést i při práci z domova, což z našich praktických zkušeností zaměstnavatelé často opomíjejí. Stanovit způsob evidence pracovní doby pak je zejména podstatné právě při pružné pracovní době, kde je potřebná pro řádné vedení evidence součinnost zaměstnance.
Zaměstnavatel, resp. jeho vedoucí zaměstnanci by také měli být schopni i při výkonu práce z domova kontrolovat, že skutečně jejich podřízení zaměstnanci řádně využívají pracovní dobu a konají svěřené pracovní úkoly. Za tímto účelem je vhodné zaměstnancům nařídit být v pracovní době dostupný na e-mailu, telefonu či jiném komunikačním kanále, kde jej může vedoucí zaměstnanec zastihnout, a případně také stanovit povinnost vypracovávat přehledy pracovních úkolů (timesheety) – zde samozřejmě bude záležet velmi na povaze práce a případných možnostech nadřízeného kontrolovat objem a kvalitu vykonané práce jiným způsobem (např. reporty z interních systémů, zahrnutí do kopie odesílaných e-mailů atd.). Na druhou stranu není v souladu s ochranou soukromí zaměstnanců, aby vedoucí permanentně monitorovali práci svých podřízených, a to zejména prostřednictvím elektronických systémů.
V případě, že zaměstnavatel nedodržuje své povinnosti v oblasti rozvrhování a evidence pracovní doby a pokud vedoucí zaměstnanci rezignují na řádnou kontrolu svých podřízených, stává se pak pro zaměstnavatele velmi obtížným zaměstnance za nevyužívání pracovní doby postihovat.
NÁKLADY PRÁCE Z DOMOVA
Mezi základní zásady závislé práce patří také to, že náklady spojené s výkonem práce nese vždy zaměstnavatel, což se uplatní plně v případě výkonu práce zaměstnance z jiného místa, než je standardní pracoviště zaměstnavatele (na kterém náklady spojené s výkonem práce obvykle nese zaměstnavatel napřímo).
Zaměstnavatel tak je povinen uhradit zaměstnanci náklady, které mu vzniknout v přímé souvislosti s výkonem práce z domova a které by tedy jinak nevynaložil. Zaměstnanec pak musí u zaměstnavatele takové náklady uplatnit a zaměstnavateli je doložit. S ohledem na nastavené podmínky je ovšem velmi obtížné určit, jaké náklady skutečně zaměstnanci vznikly v důsledku práce z domova, a ještě obtížnější takovou skutečnost prokázat.
K práci z domova zaměstnanci obvykle využívají internetové připojení, které ale měli obvykle zřízeno již v době předcházející a užívají jej primárně k soukromým účelům. Využitím internetového připojení i pro práci z domova jim tak žádné dodatečné náklady nevzniknou (nejedná-li se o dnes již poměrně neobvyklé připojení účtované dle objemu přenesených dat).
Rovněž u nákladů vynaložených na energie (topení, svícení apod.) je velice složité prokázat, jaká přesná část těchto nákladů vznikla v důsledku práce z domova. Obvykle totiž jsou v domácnosti zaměstnance další osoby, které spotřebovávají energie, případně by se topilo částečně i v době nepřítomnosti zaměstnance.
Z důvodů těchto praktických komplikací zaměstnanci reálně náklady spojené s výkonem práce z domova příliš neuplatňují. Bohužel v současnosti nelze režim prokazování nákladů zjednodušit ani tím, že by zaměstnavatel stanovil nebo obě strany sjednaly pro tyto účely nákladový paušál. Jednak se alespoň z dostupných materiálů finanční úřady staví k těmto paušálům negativně a současně by případný paušál stejně musel vycházet z dříve doložených nákladů konkrétního zaměstnance a být…
