3.16 Chyby ve mzdové účtárně
Ing. Olga Krchovová
Bezdůvodné obohacení (§ 2991 až 3005 NOZ)
Nový občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb., dále jen "NOZ") definuje, že bezdůvodným obohacením je majetkový prospěch získaný plněním bez právního důvodu, plněním z právního důvodu, který odpadl, protiprávním užitím cizí hodnoty nebo tím, že za něho bylo plněno, co měl po právu plnit sám. Stanoví, že kdo se na úkor jiného bez spravedlivého důvodu obohatí, musí obohacení vydat. Právní důvod chybí kupříkladu pro poskytování cestovních náhrad, jestliže zaměstnanec nebyl na služební cestě, důvod pro poskytování mzdy nelze nalézt, jestliže zaměstnanec byl v pracovní neschopnosti, a tudíž mu nevznikl nárok na mzdu atd. Analogicky bude nahlíženo i na přeplatky na mzdě a na jiných pracovněprávních plněních, které vznikly chybou mzdové účetní.
Vrácení neprávem vyplacených částek může však zaměstnavatel na zaměstnanci požadovat, jestliže zaměstnanec věděl nebo musel z okolností předpokládat, že jde o částky nesprávně určené nebo omylem vyplacené, a to ve lhůtě tří let od jejich výplaty. Pokud však zaměstnanec nevěděl a ani nemohl vědět, že mu vyplacené částky nepřísluší, nelze jejich vrácení právní cestou požadovat. Má se za to, že tyto částky zaměstnanec v dobré víře přijal.
Příklad 1
Zaměstnanec v měsíci odpracoval pouze část fondu své pracovní doby a zbytek měsíce byl nemocen. Do datové schránky zaměstnavatele nepřišel doklad o trvání pracovní neschopnosti k 14. dni trvání dočasné pracovní neschopnosti (DPN), a proto mzdová účetní neměla vyplatit celou mzdu, ani náhradu mzdy za tuto dobu. Pochybila však a vyplatila zaměstnanci celou mzdu. Zaměstnanec obdržel výplatní pásku, na které byly uvedeny údaje o odpracované době a výši mzdy odpovídající této odpracované době. Zaměstnanec přijal výplatu a nevšiml si chyby. V následujícím měsíci při kontrole náhrad mzdy za dobu trvání DPN mzdová účetní zaregistrovala vzniklý přeplatek a chtěla, aby zaměstnanec přeplatek vrátil.
V daném případě je evidentní, že z výplatní pásky jednoznačně vyplývá, že přeplatek vznikl neoprávněným přiznáním celé mzdy, a že zaměstnanec by měl přeplatek vrátit, neboť věděl, kolik hodin odpracoval a za kolik hodin obdržel mzdu. I když je přeplatek naprosto zřejmý, nelze bez písemné dohody o srážce ze mzdy zaměstnanci nic srazit. Pokud však v takovém případě zaměstnanec souhlas se srážkou ze mzdy odmítne, dá se předpokládat, že v případě soudního sporu by bylo rozhodnuto v neprospěch zaměstnance, protože s použitím ustanovení § 2991 a násl. NOZ lze takovou skutečnost posoudit jako bezdůvodné obohacení na úkor zaměstnavatele, kdy zaměstnanec po část měsíce nepracoval, a proto mu za tuto dobu nenáleží mzda. Mzdová účetní nesmí kompenzovat vzniklý přeplatek na mzdě s případným nedoplatkem náhrady mzdy při dočasné pracovní neschopnosti.
Patrně stejně by byl hodnocen případ, kdy zaměstnanec v rámci kalendářního měsíce nebyl nemocen a ani v předchozích měsících nebyl nemocen a za celý měsíc obdržel kromě celé mzdy ještě určitou výši náhrady mzdy při DPN. I v tomto případě by bylo možné přeplatek na náhradě mzdy při DPN srazit jen v případě uzavření dohody o srážce ze mzdy.
Příklad 2
Jiný případ lze však spatřovat v situaci, kdy v předchozích měsících měl zaměstnanec pracovní neschopnost a mohl se proto domnívat, že v inkriminovaném měsíci, kdy mu účetní vyplatila kromě celé mzdy ještě určitý doplatek náhrady mzdy při DPN, je jeho celkový příjem správný.
Zde bychom těžko vyvraceli argument, s nímž se zaměstnanec bude obhajovat, že v dobré víře výplatu přijal. Obdobně tomu bude při chybě vzniklé při výpočtu průměrného výdělku, při stanovení výše náhrady mzdy při DPN, při chybných výpočtech příplatků za práci přesčas, v noci, ve ztíženém a zdraví škodlivém prostředí, za práci ve svátek atd., pokud je přeplatek úměrný obvyklé nebo přiměřené výši těchto "složek mzdy". Za neobvyklou či nepřiměřenou výši lze považovat přeplatek, který se liší od obvyklé výše v číselném řádu koruny od desítek korun, sto koruny od tisíců korun, tisíce korun od desetitisíců korun atd. Například je-li obvyklá výše příplatkových mezd u daného zaměstnance v rozmezí od 1 do 1 000 Kč, pak přeplatek v řádu stovek Kč zaměstnanec patrně přijme v dobré víře.
I když zaměstnanec v době přijetí neprávem vyplacených částek neví, že jde o částku nesprávně určenou nebo chybně vyplacenou, může ji dobrovolně vrátit. Bude-li se však jednat o přeplatek v řádu tisíců, těžko obstojí tvrzení, že byla výplata přijata v dobré víře. Že zaměstnanec v dobré víře přeplatek nepřijal, musí prokazovat zaměstnavatel. Právo na vrácení částek neprávem vyplacených zaměstnanci, které nebyly přijaty v dobré víře, by měl zaměstnavatel uplatnit ve lhůtě tří let od jejich výplaty. Promlčecí lhůta se řídí § 629 a násl. NOZ a počátek promlčení lhůty upravuje ustanovení § 619 až 621 NOZ. Okolnosti rozhodné pro počátek běhu promlčení lhůty u práva na vydání bezdůvodného obohacení zahrnují vědomost, že k bezdůvodnému obohacení došlo, a o osobě povinné k jeho vydání. Jde-li o úmyslné bezdůvodné obohacení, promlčí se právo na její náhradu nejpozději za patnáct let ode dne, kdy škoda nebo újma vznikla (viz § 636 NOZ).
Ustanovení § 2991 a násl. NOZ o bezdůvodném obohacení se tedy použije v případech, které nejsou upraveny jinými ustanoveními zákoníku práce jako např. vrácení náhrady mzdy za dovolenou, na niž zaměstnanci nárok nevznikl nebo na niž ztratil nárok, a to bez jeho souhlasu dle § 147 odst. 1 písm. e) ZP.
Chyby z nedbalosti a obecná povinnost zaměstnance nahradit škodu (§ 250 ZP)
Z hlediska posouzení vzniklé chyby je vždy podstatné, zda mzdová účetní takový přeplatek zavinila z nedbalosti či úmyslně.
U nevědomého zavinění škody (nedbalost) přichází v úvahu vyvození povinnosti nahradit škodu podle § 250 ZP. Požadavek na náhradu škody bude posuzován podle pravidel o obecné povinnosti zaměstnance nahradit škodu. Zaměstnanec je povinen zaměstnavateli nahradit škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Zaměstnavatel je však povinen prokázat zaměstnanci zavinění. Zaměstnanec je povinen nahradit zaměstnavateli skutečnou škodu, a to v penězích, jestliže škodu neodčiní uvedením do původního stavu. Výše náhrady škody nesmí přesáhnout částku rovnající se čtyřapůl násobku průměrného hrubého měsíčního výdělku před porušením povinnosti, kterým způsobil škodu (§ 257 ZP). Toto omezení neplatí, byla-li škoda způsobena v opilosti, nebo po zneužití jiných návykových látek. Jde-li o škodu způsobenou úmyslně, může zaměstnavatel požadovat náhradu i jiné škody.
V důsledku nevědomého zavinění však mohou vznikat přeplatky na mzdě, přeplatky na náhradě mzdy při dočasné pracovní neschopnosti, nedoplatky záloh na dani nebo daně (na daňovém bonusu), nedoplatky pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení.
ZDP v určitém směru chrání mzdové účetní tím, že lze některé nedoplatky na daních srazit bez souhlasu zaměstnance.
Opravy srážkové daně (§ 35d odst. 8 ZDP)
Poplatníkovi, kterému plátce daně z příjmů ze závislé činnosti srazí daň vyšší, než je stanoveno, vrátí plátce daně nesprávně sraženou částku, pokud neuplynuly 3 roky od konce lhůty, ve které byl plátce daně povinen podat vyúčtování daně z příjmů vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně a pokud poplatník nevyužil postup uvedený v § 36 odst. 6 a 7 ZDP (nepodal daňové přiznání, v němž uvedl i příjem z DPP, který byl podroben srážkové dani). Poplatníkovi, kterému plátce daně z příjmů ze závislé činnosti nesrazil daň ve stanovené výši, může ji srazit dodatečně, pokud neuplynuly 2 roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně (lhůta pro podání vyúčtování je do 1. 4. následujícího roku).
Opravy zálohy daně a daně (§ 38i ZDP)
- Poplatníkovi, kterému byla sražena záloha vyšší, než je stanoveno, nebo kterému byl vyplacen měsíční daňový bonus nižší, než měl být, vrátí plátce daně vzniklý rozdíl, pokud neuplynula lhůta pro podání vyúčtování daně z příjmů za toto zdaňovací období (lhůta pro podání vyúčtování zálohy daně je do 20. 3. následujícího roku – při elektronickém podání). O vrácenou částku na záloze nebo o dodatečně vyplacenou částku na měsíčním daňovém bonusu sníží plátce daně nejbližší odvod záloh.
- Poplatníkovi, kterému byla sražena daň vyšší, než je stanoveno, nebo kterému byl vyplacen daňový bonus nižší, než měl být, vrátí plátce daně vzniklý rozdíl, pokud neuplynuly 2 roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů za zdaňovací období, v němž rozdíl vznikl. Plátce daně je povinen nejdříve vrátit tento rozdíl a poté může podat dodatečné vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti. O tento vrácený rozdíl sníží plátce daně nejbližší odvod záloh. Přeplatek daně lze vrátit jen poplatníkovi, kterému bylo za příslušné zdaňovací období provedeno roční zúčtování. Poplatník, kterému nebylo provedeno roční zúčtování, má možnost uplatnit nárok na vzniklý rozdíl v daňovém přiznání.
- Poplatníkovi, kterému byla sražena záloha nižší, než je stanoveno, nebo kterému byl vyplacen měsíční daňový bonus vyšší, než měl být, může plátce daně srazit vzniklý rozdíl ze mzdy, pokud neuplynula lhůta pro podání vyúčtování daně z příjmů za toto zdaňovací období. O dodatečně vybranou částku na záloze nebo na měsíčním daňovém bonusu zvýší plátce daně nejbližší odvod záloh správci daně.
- Dlužnou částku na dani nebo neoprávněně vyplacenou částku na daňovém bonusu, která vznikla zaviněním plátce daně, může srazit plátce daně ze mzdy poplatníka, pokud neuplynuly 2 roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů za zdaňovací období, v němž rozdíl vznikl. U poplatníka, kterému nebylo provedeno roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, může plátce daně v této lhůtě srazit dlužnou částku na záloze nebo přeplacenou částku na měsíčním daňovém bonusu, a to i v případě, že poplatník podal za příslušné zdaňovací období daňové přiznání.
- V případě, kdy dlužná částka na dani nebo neoprávněně vyplacená částka na daňovém bonusu vznikla zaviněním poplatníka, plátce daně
-
srazí po dohodě s poplatníkem tuto částku ze mzdy poplatníka spolu s úrokem z prodlení, pokud u plátce daně neuplynula lhůta pro stanovení daně, a je povinen tuto částku uhradit, nebo
-
oznámí tuto skutečnost správci daně do konce měsíce následujícího po měsíci, ve kterém ji zjistil a současně předloží správci daně doklady potřebné k vybrání vzniklého rozdílu; nesplní-li tyto povinnosti, je povinen tuto částku uhradit. Zaměstnavatel je povinen zaměstnance informovat o tom, že oznámil správci daně nedoplatek daně nebo neoprávněně vyplacené daňové bonusy z jeho viny. Zaměstnanci vzniká povinnost podat daňové přiznání, a zaměstnavatel mu proto nesmí provést roční zúčtování. Pokud již zaměstnanec u zaměstnavatele nepracuje, je nutné tuto informační povinnost splnit písemně a doručit bývalému zaměstnanci dopisem na doručenku do vlastních rukou.
K tomu účelu byl vydán tiskopis "Oznámení plátce daně podle § 38i zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon"), o nevybrání dlužné částky na dani nebo neoprávněně vyplacené částce na daňovém bonusu".
Příklad 3 – náhrada škody mzdovou účetní
Mzdová účetní chybně vyplatí odstupné na základě nesprávně vypočteného průměrného hodinového výdělku. Rozdíl mezi správnou výší a chybnou výší činí 25 450 Kč. Zaměstnanec odmítne vrátit přeplatek s tím, že v dobré víře přijal, neboť měl v minulém měsíci vysoké odměny, které mu měly průměrný výdělek pozitivně ovlivnit. Vzhledem k tomu, že jde o opakované pochybení mzdové účetní, škodní komise zaměstnavatele rozhodne o plné úhradě přeplatku.
Zaměstnavatel nesmí překročit 4,5násobku průměrného hrubého měsíčního výdělku mzdové účetní před porušením povinnosti, kterým způsobila škodu. Vzhledem k tomu, že průměrný výdělek mzdové účetní činil 20 500 Kč, nebude plná výše úhrady přeplatku v rozporu s § 257 ZP a mzdová účetní uhradí plnou výši přeplatku. Zaměstnavatel však musí se mzdovou účetní uzavřít dohodu o srážkách ze mzdy. Bez uzavřené dohody nemůže zaměstnavatel srážky provádět.
Příklad 4 – neodvádění daně a pojistného z benefitu
Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům příspěvek na veřejnou autobusovou dopravu ve výši 50 % z ceny jízdného. V tomto smyslu má uzavřenou smlouvu s dopravci, kteří ho informují o zrealizované přepravě konkrétních osob. Příspěvek poskytuje od října 2021. Na konci roku 2022 zjistil, že z tohoto benefitu neodváděl daň ani pojistné. Někteří zaměstnanci, kterým takto přispíval, už u něho nepracují. Dále využívá i agenturní zaměstnance, kterým tento benefit také poskytl. Jakým způsobem má provést opravy?
Příspěvek zaměstnavatele na dopravu do zaměstnání a ze zaměstnání je zdanitelným příjmem podle § 6 ZDP, a proto vstupuje i do vyměřovacího základu pro odvod zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení. Na straně zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad v souladu s § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP.
Pro stanovení počátku vzniku chyby je rozhodující, jakým způsobem byl benefit poskytován, tj. zda zaměstnanec dopravci platil plné jízdné nebo jen polovinu jízdného.…
