Archivace daňových a účetních dokladů

Archivace daňových a účetních dokladů

Ing. Martin Veselý

 NahoruÚvod

V článku se zabýváme povinnostmi daňových subjektů a účetních jednotek, které se týkají doložení skutečnosti pro daně, účetnictví, mzdové a personální, sociální a zdravotní pojištění aj. Je třeba v úvodu zdůraznit, že jakékoliv kontroly mají v zákonem stanovených lhůtách právo požadovat potřebné důkazní prostředky.

 NahoruPrávní úprava

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví (dále ZoA) – zejména § 3 odst. 2 a Příloha č. 1

• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• zákon č. 563/1992 Sb., o účetnictví (dále ZoÚ) – zejména §§ 31 až 33 ZoÚ

• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty – §§ 35 a 35a

• zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení – § 35a – Povinnost zaměstnavatelů vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění

• zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení – § 22c – Uschovávání účetních záznamů

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce – § 305

Obecný rámec archivace dokumentů představuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě; z prováděcích předpisů zmiňme vyhlášku č. 259/2012 Sb., která stanoví podrobnosti výkonu spisové služby veřejnoprávními původci.

 NahoruDaňové zákony

Zákon o účetnictví upravuje především formu a lhůtu úschovy účetních záznamů. Některé další předpisy, jako např. zákon o DPH, zákoník práce nebo zákony z oblasti sociálního zabezpečení, dále upřesňují tyto lhůty pro vybrané typy dokladů.

 NahoruVýklad

Po nutném teoretickém výkladu se zaměříme na oblast archivnictví (1), účetnictví a s ní spojenou daň z příjmů (2) a daň z přidané hodnoty (3), zmíníme rovněž pracovněprávní dokumentaci (4) a ochranu osobních údajů – GDPR (5).

 Nahoru1. Zákon o archivnictví

Pro podnikatelské subjekty je důležité zejména ustanovení § 3 odst. 2 písm. a) ZoA, které obchodním korporacím stanoví povinnost uchovávat následující dokumenty, resp. umožnit z nich výběr archiválií, čímž se rozumí umožnit posouzení jejich hodnoty za účelem případného uskladnění jakožto záznamů s trvalou dokumentární hodnotou (archiválií):

• zakladatelské dokumenty, stanovy, organizační řády a schémata,

  • kolektivní smlouvy, interní směrnice,

  • dokumenty o přeměnách či změnách právní formy,

  • dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace,

  • zápisy z jednání statutárních orgánů, dozorčích orgánů a valných hromad,

  • účetní závěrky, výroční zprávy a zprávy o auditu,

  • dokumentace vztahující se k majetku (inventarizace, vlastnictví a převody nemovitého majetku, ochranné známky),

  • podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků,

  • ev. další důležité finanční a účetní dokumenty.

 NahoruSkartační řízení

Postup při skartačním řízení je upraven v §§ 7 až 10 ZoA a v §§ 15 a 20 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Závazný je však pouze pro subjekty, které mají povinnost vykonávat spisovou službu, což podnikatelské subjekty nejsou (§ 63 ZoA). Na ně se tedy postup při skartaci vztahuje pouze orientačně.

Má-li účetní jednotka značné množství dokumentů, které je nutné archivovat, je vhodné zpracovat interní směrnici o způsobu skartace a podpůrně přitom využít příslušná zákonná ustanovení. Při větších objemech lze archivaci zajistit dodavatelsky.

 Nahoru2. Archivační doby a účetnictví

Archivace způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů po zákonem vymezenou dobu je jedním ze základních principů, na kterých je účetnictví postaveno (§ 8 ZoÚ).

Standardní doby, po které je účetní jednotka (ev. její právní nástupce) povinna dokumenty archivovat, jsou v § 31 ZoÚ stanoveny takto:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let od konce účetního období,

• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účetní rozvrh a další účetní záznamy po dobu 5 let od konce účetního období.

Jestliže záruční lhůta nebo reklamační řízení trvají déle, je třeba prodloužit dobu úschovy účetních záznamů po dobu jejich trvání. Vztahuje-li se účetní záznam k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku, je třeba jej uschovat do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.